Если утерян гостиничный чек

Приезжая по работе в командировку, люди чаще всего заселяются в гостиницы. Несмотря на высокие цены на жилье, этот вариант наиболее распространен, так как экономит время занятого человека при поиске жилья. Тем более, что оплачивает расходы его организация. Подтверждающим документом расходов на жилье в Москве служит чек на гостиницу, или чаще всего комплект документов за проживание, подробно описывающий все издержки жильца на проживание и непосредственно сам период нахождения в гостинице. Согласно данного комплекта документов, проверяющий сверяет расходы командированного, сопоставляет суточную стоимость номера заранее согласованному лимиту, и осуществляет возмещение средств работнику. Как известно, командировка – это не только прямое выполнение служебных обязанностей. Огромную часть времени занимает переезд, перелет, подготовка и сборы, трансфер, ожидание на вокзалах и при заселении в гостинице. И поэтому распространенной проблемой командированных является утеря или физическое повреждение гостиничного чека, который, как говорилось выше, жизненно необходим для подтверждения расходов на проживание. Что в таких случаях делать?

Гостиница, в которой остановился жилец, помимо основной выдачи документов при выезде, должна вести свой внутренний учет постояльцев и заносить все самые важные данные в электронный каталог. Этими данными являются: Ф.И.О. жильца, дата заезда и дата выезда, время заселения и отъезда, стоимость номера, включенные в проживание дополнительные услуги (парковка, бронирование, тренажерный зал, питание и т.д.), итоговая стоимость гостиничных услуг. В общем все данные гостиничного счета или счет-фактуры. Проживая в нормальной гостинице с серьезным отношением персонала к документации, можно не хлопотать, потеряв личный пакет отчетных документов. Достаточно обратиться по приезду в гостиницу и попросить выслать дубликат гостиничного чека. Это может сделать непосредственно сам бухгалтер. Если между гостиницей и организацией налажено плотное сотрудничество, этот вопрос вообще не является проблемой и и решается в течение нескольких минут.

Но что же делать, если командированный ездит в поездки от случая к случаю? Или в гостинице, как оказалось, нет строгого учета постояльцев? Для приезжих в Москву есть отличный вариант при утере гостиничного чека – купить документы за проживание в гостинице. Возникает вопрос — где их купить? В Москве существует огромное количество отелей, готовых за невысокий процент предоставить документы за проживание. Если документы стоят слишком дешево, стоит обратить внимание, ведь с каждого гостиничного чека оплачивается налог, поэтому легальные документы от реально действующей гостиницы не могут стоить слишком дешево. Обычно вознаграждение составляет 10%. Если сумма проживания велика, возможно договориться о снижении комиссии до 5-7%. Если гостиница готова предоставить весь пакет документов до 5%, причем не постоянному клиенту, стоит задуматься о легальности таких бумаг. Более развернуто о гостиничной документации и где ее взять, а так же что такое гостиничный чек, как он выглядит, читайте в соответствующем разделе нашего сайта.

Покупая гостиничные чеки в незнакомой гостинице, командированный должен помнить: настоящие документы, с которых отель заплатит налог, не могут стоить очень дешево. Низкая цена должна вызвать подозрение. Конечно переплачивать тоже не стоит. Предварительно перед командировкой нужно точно знать, какой конкретно комплект нужно привезти назад. Все эти моменты необходимо согласовать с администратором. Так же обязательно нужно удостовериться – ведет ли гостиница архив жильцов. Это может пригодиться при проверке. Вообще самый беспроигрышный вариант – обращаться в гостиницы по рекомендациям знакомых и коллег. Ну а если такой возможности не представляется, ехать в командировку необходимо заранее подготовленным.

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий