Как заполнить авансовый отчет, образец

Авансовый отчет – это форма отчета, при помощи которого ответственные лица подтверждают расход денежный сумм, выданных им заранее авансом.
Авансовые суммы выдаются на реализацию на основании приказа директора учреждения о назначении подотчетного лица, с указанием списка ответственных лиц, срока и на какие цели выдаются денежные средства, а также их объем.

Как заработать на командировке?

Купите гостиничные чеки!

Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

Сотрудникам, ездящим по командировкам деньги, выдаются под отчет, в том случае, если есть приказ от начальства о направлении в командировку. Или если у подчинённого присутствует командировочное удостоверение, подтверждённое руководителем фирмы.

Бланк авансового отчета — это двухсторонняя унифицированная форма № АО-1 и заполняется в одном экземпляре ответственным лицом и сотрудником бухгалтерии.

Скачать  авансовый отчет

Заполнение авансового отчета

Пример

1) Подотчетным лицом.

Заполнение авансового отчета ответственное лицо начинает с прописки данных на лицевой стороне формы. А именно:

  • название организации;

  • дата заполнения формы;

  • полностью ФИО;

  • должность;

  • табельный номер сотрудника(свой);

  • цель расхода аванса.

Чтобы подтвердить произведенные расходы сотрудником, список подтверждающих документов перечисляются на оборотной стороне формы в строках с первой по шестую. Также в них указывается затраченные суммы.

В зависимости от перечисления в бланке документы согласно написанному списку нумеруются в том же порядке в отчете.

  1. В первой позиции ответственное лицо прописывает присвоенный порядковый номер из оправдательного документа.

  2. В строках два и три вписывается дата создания полученного на руки документа и его порядковый номер, указанный в документе.

  3. В строке под номером четыре указывается вид расхода.

  4. В пятой строке прописывается денежная сумма расхода, если произведённый расход средств происходил в рублях.

  5. Шестая строка используется если денежный расход происходил в иностранной валюте.

  6. В строке «Итого» прописывается полная сумма расходов ответственного лица.

2) Бухгалтером.

В бухгалтерию сдается заполненный сотрудником авансовый отчет сдельно с оправдательными документами. Бухгалтер в свою очередь обязан выписать расписку с указанием таких данных:

• принять документы на проверку;
• указать номер и дату документа;
• указать полную сумму расходов денежных средств;
• зафиксировать количество единиц принятых документов, подтверждающих расходы;
• прописывается дата получения документов;
• передать заполненную расписку подотчетному лицу.

После внимательной проверки оформления документов бухгалтером, а также подсчете расхода денежных средств, заполняется обратная сторона формы.

  1. В строки семь и восемь прописывается сумма расходов, которые были приняты к учету.

  2. В строку девять прописывается номера бухгалтерских счетов, записываемые на суммы денежных расходов.

После чего бухгалтер заполняет лицевую сторону формы в которой указывает:

  • перерасход предыдущего аванса;

  • авансы, полученные от фирмы из кассы;

  • израсходованные денежные средства;

  • остаток аванса или его перерасход;

  • записи из бухгалтерского учета операций о выданных расходов.

Показания при заполнении таблицы бухгалтерских записей, используются из данных с обратной стороны подотчетного отчета в девятой строке.
После арифметических пересчетов расчетов, правильности оформления бланков и растраты денежных средств на прописанные цели, документ отправляется на подтверждение директору организации.

После подтверждения документа руководителем организации, в бухгалтерии происходит списание авансовых денежных средств и последний расчет с ответственным лицом.
При неполном использовании аванса, остаток сдается ответственным лицом обратно в кассу фирмы по ПКО. При перерасходе денежных средств, сумма перед подотчетным лицом должна быть погашена в установленном порядке по РКО.

Зачем нужен товарный чек? Скачать бланк

Какие документы нужны для авансового отчета?