Документы на гостиницу

В тысячах отелей и гостиниц по всей России клиентам выдают документы, удостоверяющие то, что они проживали в данном месте определенный период и заплатили некую сумму. Многим постояльцам абсолютно неинтересно, что это за документы, какого они образца и комплектности, так как приехали в гостиницу по собственной инициативе, за свои деньги и по своим личным делам. Им важно насколько комфортен отель и цена за номер. Но немалая часть жильцов проживают в гостиницах потому, что находятся в командировке и имеют необходимость в жилье. Практически всегда организация – инициатор поездки сотрудника берет на себя обязательства покрыть расходы сотрудника во время командировки, в том числе и на жилье. По приезду его домой, бухгалтер либо другой руководитель потребует доказательство того, что выделенная сумма была потрачена куда надо.

Каждая гостиница имеет свой формат выдаваемых документов, но он обязательно должен соответствовать определенным нормам и актам государства. В силу этого документы на гостиницу начали делить на первичные и вторичные. Так называемые первичные – это бланки строгой отчетности, имеющие отличительный друг от друга вид, но обязаны содержать строго определенный набор информации. Так, например, самый распространенный первичный документ на гостиницу – кассовый чек, во всех гостиницах изготавливается на разных контрольно-кассовых аппаратах, имеет различный размер, вид и т.д., но обязан содержать такие пункты, как: название гостиницы, название организации и ее форма экономического хозяйствования, ИНН и другие реквизиты, удостоверяющие регистрацию в налоговых и других органах. На нем отображена сумма, которую заплатил человек по истечении срока проживания, дата оплаты, фамилия сотрудника, осуществляющего расчет с клиентом. Раньше сам по себе этот чек являлся подтверждением перед предприятием сотрудника. Но некоторым временем позднее организации стали требовать более развернутый пакет документов на гостиницу, дающий более исчерпывающую информацию по проживанию человека. Дополнительные документы на гостиницу стали называться вторичными, так как сами по себе не могли предоставляться для отчета, только в комплекте с выше описанными первичными. Вторичные документы от гостиницы не имеют строгой формы, изготавливаются каждой гостиницой на «свой вкус», имеют лишь информативный характер, более полно описывающий характеристики проживания. Но даже эти документы пусть и не изготовлены по строго установленной форме, но должны более-менее соответствовать правилам гостиничных документов. Так они должны содержать фамилию и инициалы жильца, сроки проживания, стоимость номера в сутки и общую сумму, краткое описание комнаты, дополнительные услуги. Во многих отелях долгое время применялся счет 3Г. Сейчас он тоже используются, но только с кассовым чеком, хотя ранее сам по себе являлся первичным документом.