Документы на проживание в гостинице

В очередной раз отправляясь в командировку по служебным обязанностям, человек сталкивается с рядом тонкостей, которые необходимо предусмотреть. Ведь командировка всегда сопряжена с переездом, перелетом, в общем с перемещением в другое место. И плюс ко всему вся ситуация усугубляется тем, что сотруднику в сжатый срок необходимо выполнить поручение от начальства. И зачастую важность служебного задания сложно переоценить. Находясь возможно в совершенно незнакомом месте, общаясь с незнакомыми людьми, часто с более высокой должностью, специалисту нужно еще сконцентрироваться и сосредоточиться на поставленной задаче. Отсидеться здесь не получится. Ведь организации в большинстве случаев, отправляя своих подчиненных в командировку, рассчитывают на конкретное выполнение поставленных целей, выделяя при этом немалые финансовые ресурсы на содержание, питание, проживание, проезды и на другие цели подчиненного.
Кстати о проживании. Первое, с чем сталкивается командированный сотрудник в незнакомом городе — это поиск недорогого, комфортного жилья, располагаемого желательно близ вокзала, аэропорта, куда он прилетел. Либо оно должно находится в непосредственной близости с крупными транспортными узлами, такими как станции метрополитена, автобусные парки, остановки маршруток и троллейбусов. Ведь не всегда человек будет занят одним и тем же. Во многих случаях приходится очень много перемещаться по городу. А, если это большой город, такой как Москва, Санкт- Петербург, Екатеринбург или другие, то переезд из одной части города в другую различными видами транспорта может занять весь день. Так что выбор жилья это очень ответственный момент в командировке. Ведь если вам придется очень долго добираться к месту работы, стажировки или учебы, трудно будет выполнять главную задачу, в силу психологической, физической и эмоциональной нагрузки и усталости. Выбирая отель самому, поинтересуйтесь какие документы на гостиницу он выдает. Каждая гостиница имеет свою комплектность документации, состоящую из документов первичной либо вторичной отчетности с фискальными кассовыми чеками. В доминирующем большинстве документы на проживание в гостинице имеют если не одинаковую, то очень схожую комплектность. Как правило это счет 3 г, кассовые чеки на гостиницу, прайсы, прейскуранты, акты выполненных работ. Форма всех этих документов установлена законодательством. Какая именно комплектность нужна вам, это нужно заранее узнать в вашей бухгалтерии, они все подробно расскажут. В основном, в бухгалтерию проходят все документы на гостиницу, если они составлены с соблюдением требующихся норм и имеют действующий статус. Бухгалтерия очень любит попросит к стандартному комплекту еще какую-нибудь справку, прайс или акт. Все это вам могут предоставить в гостинице по первому вашему требованию, главное не забыть, что именно от вас требуют. Ведь, если комплект будет неполным, это чревато неприятностями, или по крайней мере неудобством. Ведь никто из подчиненных не хочет заморозить свои средства в чеки гостиница. Он хочет сразу по возвращению предоставить все документы и получить возврат потраченных финансов. А как известно, в настоящее время жилье в отелях и гостиницах, даже не самого первого класса, весьма не дешевое. И если командировка растянулась на недели две-три, в итоге набегает внушительная цифра. А ее на первоначальном этапе необходимо закрыть с собственного кармана, что не всегда очень приятно.
В ряде других случаев, когда подчиненный не обременен поиском жилья, а это ему заранее известно, он может варьировать этой ситуацией. Например заказать документы на проживание в гостинице или гостиничные чеки в одном месте, а проживать в совершенно другом, более дешевом. Или совсем бесплатно, у товарищей или родных. Но и в этих местах необходимо уточнить, какой комплект в себя включают чеки на проживание. Услуга эта не бесплатная; если сумма документа велика, вероятнее всего вы можете рассчитывать на скидку, что тоже ощутимо пополнить ваш бюджет. Главное — пользоваться сервисом проверенных организаций, заранее убеждаться к их профессионализме и подходу к делу.

Рекомендуем к прочтению

Как заработать на командировке? Несколько интересных вариантов.