Документы из гостиницы для командировочных

Какие документы должны быть предоставлены для отчета о проживании в гостинице в период командировки
Любое задание руководства требует от сотрудника отчета о его выполнении. Отправляясь в командировку, сотруднику компании заранее следует озаботиться тем, как он будет подтверждать расходы на проживание. Для этого можно скачать командировочное удостоверение с авансовым отчетом для РФ. Этот вариант подойдет для любого сотрудника компании.

Проживание в гостиничном номере

Направляясь для решения служебных задач в другой населенный пункт, работник выполняет важную функцию для своей компании. Поэтому очень важно организованно подойти к решению жилищного вопроса на этот период. Район проживания должен быть выбран с учетом места нахождения основного рабочего места во время командировки. Самым оптимальным и удобным вариантом, как правило, становится гостиница.

Какие документы из гостиницы для командировочных подтверждают факт их проживания на ее территории? В первую очередь это счет на оплату проживания в гостиничном номере.

Cчет проживания в гостиничном номере, форма 3Г

Он имеет унифицированную форму 3г и содержит в себе следующие данные:

— реквизиты учреждения предоставляющего апартаменты;
— наименование и номер бланка;
— дату заполнения;
— персонифицированные данные гостя и указание точного периода проживания;
— подробный расчет стоимости (является подтверждением понесенных расходов на проживание в гостинице);
— подпись ответственного лица и штамп учреждения.

По возвращению из командировки сотрудник компании должен передать в бухгалтерию гостиничные документы, подтверждающие факт проживания. При этом к авансовому отчету должен быть приложен гостиничный кассовый чек. Именно на основании информации отраженной в этом чеке, будут подтверждены расходы, понесенные работником и требующие возмещения. Сам по себе гостиничный счет без приложенного к нему кассового чека не является основанием для компенсации расходов сотрудника организации, вернувшегося из командировки.

В этом документе также может быть указана информация о стоимости всех доп услуг, которые были оказаны работнику в период пребывания в гостинице. Возмещение расходов на телефонные разговоры, питание, проезд и использование личного транспорта происходит только на основании предварительной договоренности об этом с работодателем. Все это должно быть указано в авансовом отчете и командировочном удостоверении.

Гостиничный документооборот

Нормальная деятельность любой гостиницы предполагает налаженную систему оформления документов в рамках действующего законодательства. Работа учреждения основывается на предоставлении конкретных услуг своим гостям. Во избежание возможных конфликтных ситуаций, все оказанные услуги должны быть отражены в документах строгой отчетности гостиницы. Однако, в зависимости от формы хозяйственной деятельности заведения, бланки могут отличаться.

Гостиничные чеки и другие документы могут быть двух видов:

— регистрационные документы организации;
— внутренние документы гостиницы.

К внутри организационным бланкам относят документы, подтверждающие оплату услуг гостиницы – проживание и дополнительные сервисы. Эти документы должны соответствовать требованиям законодательства конкретного региона, в котором зарегистрировано и ведет свою деятельность учреждение. Именно на их основании бухгалтерия организации командированного сотрудника сможет возместить понесенные им расходы на проживание.

Каким образом происходит оформление документов в гостинице? Документы могут быть первичными и вторичными. К первичной документации относят бланки строгой отчетности. Чеки должны быть напечатаны на кассовом аппарате с ККМ зарегистрированном в налоговой службе. Для авансового отчета наибольшую важность имеет гостиничный чек, так как в нем указаны сроки пребывания в гостинице, стоимость всех услуг, включая дополнительные, наименование заведения и т.д.
Под вторичной документацией понимают разнообразные бланки гостиницы, форма которых установлена руководством учреждения.

Зачем нужны гостиничные чеки?

Большая часть командированных работников останавливаются в гостиницах. Однако некоторые все же предпочитают снимать частные квартиры. При этом мало кто отдает себе отчет в том, что подтвердить в такой ситуации понесенные расходы будет невероятно сложно. Самостоятельно изготовить такой чек невозможно, так как он имеет определенные стандарты и отличительные особенности. Документ представляет бланк по форме 3г и кассовый чек. При этом в реквизитах документов должна быть информация о наименовании гостиницы, ее ИНН, подписи ответственных сотрудников и штамп.

Гостиничные квитанции на бумажных носителях чаще всего используются среди сотрудников государственных предприятий. После возвращения на постоянное место работы следует передать авансовый отчет в бухгалтерию. Пример его заполнения должен быть у каждого работодателя. В качестве подтверждения информации предоставленной в отчете к нему прикладывают гостиничный чек – это станет основанием для возмещения понесенных затрат. Именно по этой причине сдавать документы из гостиницы для командировочных 2016-2017 – важный этап в закрытии служебной поездки.

Частные компании используют различные варианты отчетности. В некоторых случаях сотрудникам заранее выделяется определенная денежная сумма, которая предусматривает затраты на аренду жилья, питание, транспортные расходы и прочее. Но бывают ситуации, когда срок предоставления командировочного отчета истекает до того, как сотрудник успевает его сдать. Это связано как раз с отсутствием гостиничных чеков. В таких случаях, если работодатель не против такого решения проблемы, то сотрудник компании может прибегнуть к услугам фирм, предлагающих услуги по предоставлению гостиничных чеков.

Официально такие документы могут выдавать только сотрудники гостиницы. Однако если произошла утрата настоящего документа, можно обратиться в специализирующуюся на этом фирму. За приемлемую цену можно приобрести подлинные документы для командировочных.
Пребывая в служебной поездке, работник должен озаботиться о том, каким образом ему компенсируют его расходы. Именно поэтому необходимо заранее выяснить в бухгалтерии своей компании, какие документы следует получить в гостинице для подтверждения своего проживания в ней. Кроме того следует узнать является ли гостиничный счет бланком строгой отчетности. Некоторые организации запрашивают дополнительные документы. Это нужно выяснить заранее, для того чтобы своевременно решить все вопросы с проживанием.