Какие документы должен предоставить сотрудник после командировки для отчета?

Если ранее работодатели часто задавали вопрос, каким образом в командировочном удостоверении отметить факт проживания сотрудника у родственников, то на данный момент такая проблема решена. С 8.01.2015 отменены командировочные удостоверения (подпункт «а» пункта 1 в постановлении Правительства России от 29 декабря 2014 г. № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Согласно законодательству, не требуются документы, что подтверждают проживание командированного коллеги у знакомых или родственников. Но, несмотря на это, такой факт необходимо отразить в служебной записке, которую прилагает сотрудник к авансовому отчету во избежание возможных разногласий.

Потеряли гостиничные чеки и счета?

Купить гостиничный чек в Москве, оформление отчетных документов!

Какие виды документов нужны, чтобы подтвердить сроки пребывания в командировке работника, если поездка осуществлялась служебным транспортом?

Положением предусмотрены особые правила для определения сроков командировки исключительно для случаев, когда сотрудник перемещался на личном транспорте (пункт 7 Положения). По использованию служебного транспорта разъяснений не предоставлено. Можно предположить, что в таком случае, в качестве подтверждающего документа может быть использован путевой лист (типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78). Такая форма является необязательной (информация Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012) и организация имеет право самостоятельно разрабатывать форму путевого листа, где указаны даты, когда командированный прибыл и убыл с места назначения.

Кроме дат, такой документ должен содержать такие сведения:

  1. Номер и наименование путевого листа;

  2. Срок его действия;

  3. Информация о владельце транспортного средства;

  4. Данные о транспортном средстве;

  5. Информация о водителе (п. 3 Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов).

Планировалось, что работник будет находиться в командировке два дня, но производственные вопросы получилось решить раньше, и он возвратился в тот же день, что и отбыл в командировку. По факту, длительность командировки составила один день.

Рекомендуем к прочтению

Когда сотрудник может остановиться в номере «люкс»?

Порядок размещения и регистрации в гостинице

В этой ситуации, должно ли предприятие выплачивать ему суточные?

Нет. Предприятие суточные при однодневной командировке не выплачивает (абзац 4 пункт 11 Положения). Но, предприятие имеет право это делать по собственной инициативе. В этой ситуации законодательством разрешено относить такие суточные в статью расходов, которая уменьшает налог на прибыль. Ранее Минфин России считал неправомерными такие решения, но после некоторых судебных разбирательств судьи выносили решение в пользу налогоплательщиков и ведомство изменило свою позицию (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2012 г. № Ф07-2310/12 по делу № А56-48850/2011, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 июня 2012 г. № Ф07-1200/12 по делу № А05-8580/2011). В Колдоговоре есть пункт, что размер суточных во время командировки по России составляет одну тысячу рублей в день. Но, руководитель издал приказ, чтобы для одного из работников установить суточные — 1,2 тыс. рублей в день. Правомерно ли это действие? Если да, то возможно ли отнести все эти средства в расходы по налогу на прибыль?

Да, это является правомерным, ведь трудовым законодательством не установлено предельных выплат суточных. Предприятие обладает правом приять в расходную статью всю указанную сумму суточных, которые были выданы работнику на основании локального нормативного акта или коллективного договора. Касательно нормирования суточных выплат с целью налогообложения на прибыль, оно было отменено 01.01.2009 г. (Федеральный закон от 22 июля 2008 г. № 158-ФЗ). Все, что выплачивается сверх установленных предприятием норм, в том числе учитывая приказ руководства, к расходам отнести, не сможете, основание — письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/206. Поэтому, 1000 руб. в сутки компания сможет отнести к расходам по налогу на прибыль, а оставшиеся 200 руб. необходимо будет выплатить из чистой прибыли.

В этой ситуации возникает еще такой момент. Большая часть организаций старается не превышать предел в размере 700 руб. в сутки по стране и 2500 руб. за ее границами. Такие нормы назначены НК РФ как размер суточных, с этой суммы у командированного работника не высчитывается НДФЛ (абзац 12 пункт 3 статья 217 НК РФ). Со всех сумм, превышающих этот лимит, несмотря на то, что соответствующие нормы прописывались в коллективном договоре или акте локального значения, предприятие должно удержать 13% из зарплаты работника. Поэтому с зарплаты работника удерживается и перечисляется налог (13%) с суммы в размере 500 рублей в день (1200-700 руб.). Компания произвела оплату за проживание работника в командировке, но подтверждающие расходы документы ей не предоставили.

Есть ли возможность учесть документально не зафиксированные расходы в затратах по налогу на прибыль и есть ли необходимость насчитывать НДФЛ на эти расходы сотруднику?

Нет. Документально неподтвержденные затраты в расходах для целей на прибыль принять в расчет не выйдет. Основываясь на Положении расходы за наем жилья выплачиваются командированному работнику исключительно при их подтверждении соответствующими документами (п. 10, п. 11, п. 26 Положения, абзац 3 подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ). В таком случае их можно учитывать в качестве расходов, уменьшающих налог на прибыль в случае их соответствующего подтверждения (подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подтверждающими документами считаются: счет из гостиницы, кассовый чек, договор найма жилья и т.п. Если сотрудник во время командировки поселился у частного лица, то документом будет служить договор найма или другой документ, который подтвердит расходы по съему жилья, составленный нанимателем и наймодателем произвольно (постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007).

Если подтверждающие документы отсутствуют или были утеряны, организация имеет право компенсировать работнику расходы. Но, в этом случае такие выплаты не будут снижать налогооблагаемую прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Не зависимо от наличия или отсутствия документов необходимо начислить и НДФЛ на полученный доход сотрудника, который превышает установленный суточный лимит в 700 руб. для командировок по России и 2,5 тысячи руб. за рубеж (абзац 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). Для страховых взносов аналогичной льготы не предусмотрено. Работодателю необходимо уплатить их с общей суммы компенсации расходов (часть 2 статья 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», совместное письмо ПФР России и ФСС России от 29 июля 2014 г. № НП-30-26/9660, № 17-03-10/08-2786П).

Каким образом можно возместить затраты на оплату найма жилого помещения двух командированных работников, если оплата была совершена банковской картой одного из сотрудников?

Когда работники направляются в командировку, организация выдает им часть денег в виде аванса на командировочные расходы, в которые входит и съем жилья (п. 10-11 Положения). После окончания командировки работники составляют авансовый отчет и указывают затраты, которые были произведены во время поездки, а также их расшифровка. Поскольку один из работников произвел оплату расходов за проживание в гостиничном номере за себя и своего коллегу, то он должен подать в бухгалтерию авансовый отчет. В нем подтверждается факт оплаты (банковская выписка со счета или квитанция, а также счет из гостиницы на двоих командированных сотрудников или же 2 разных счета на каждого из них). Затем написать пояснительную записку, указав причины, по которым появилась необходимость произвести оплату проживания за себя и своего коллегу. После принятия авансовых отчетов (в одном из них будет перерасход денежных средств, а в другом эквивалентная недостача) совместно со служебной запиской и подтверждающими документами, бухгалтерия в полном объеме возмещает сотруднику, который уплатил необходимую сумму на проживание.

Относительно отражения этого возмещения в расходах по налогу на прибыль, то беря во внимание факт экономической оправданности командировки, документального подтверждения расходов, понесенных сотрудниками в ней, то организация может учесть компенсацию затрат на проживания в полном объеме (пункт 1 ст. 252 НК РФ, подпункт 12 пункт 1 ст. 264 НК РФ).

Командировка в Москву. Случай