Документы о проживании в гостинице

Современный успешный бизнес невозможен без выезда в командировки работников предприятия. Во время поездки сотрудники решают важные вопросы для работы организации. Командировка связана с решением служебных задач и оплачивается фирмой. Поэтому сотрудник, направленный в служебную поездку должен после возвращения подать в бухгалтерский отдел отчет о командировке и документы о проживании в гостинице.

Чек и накладная о проживании в гостинице 2-х человек

Именно подаче документов в бухгалтерию будет посвящен материал статьи.

Документация для бухгалтерии

Сегодняшний бизнес невозможно представить без периодических выездов в другие местности. Задачи в командировках могут быть самыми разными:

  • Консультации с партнерами по бизнесу.
  • Подписание договоров.
  • Заключение необходимых сделок.
  • Участие в конференциях и вставках.

Для поездки потребуется большое количество документов. Это соответствующий приказ и командировочное удостоверение.

Приказ о направлении в командировку


В них указывается временной диапазон продолжительности командировки. Вернувшись из нее командированный сотрудник предъявляет отчетные документы, как в бухгалтерский, так и в кадровый отделы. Для бухгалтерии важными являются документы о проживании в гостинице, ведомости, чеки, подтверждающие расходную часть поездки.

Продолжительность командировки за счет предприятия является ключевой позицией, определяющей затраты последней. Все подотчетные документы командированный сотрудник должен подать в идеальном состоянии. Они не должны содержать пятен жира, зачеркиваний и исправлений, а также потертостей из-за которых документ становится нечитаемым. Это относится и к документам о проживании в гостинице.

Подаваемые в бухгалтерский отдел документы содержат такие данные о расходах:

  • проживание в гостиничном номере арендованной квартире и т.п.;
  • питание;
  • проезд;
  • бытовые услуги;
  • интернет и телефонная связь.

Документ об использовании автомобиля в командировке

Сюда же необходимо отнести расходы по использованию личного или служебного транспорта. С этим связаны траты на ГСМ и бензин.

Кроме этого работник, который вернулся из служебной командировки, кроме подтверждающих документов должен предоставить личный отчет. На основе этих документов работники бухгалтерии рассчитают все командировочные расходы и возместят сотруднику предприятия его траты на командировку.

К подотчетным документам, касающихся расходной части относят:

  1. документы о проживании в гостинице, оформленные согласно формы 3Г,
  2. билеты на транспорт, использовавшийся сотрудником,
  3. чеки с транспортных заправок,
  4. проездные документы,
  5. товарные чеки.

Кроме этого в перечень документов, необходимых для бухгалтерии могут включаться:

Акт, созданный во время оказания командированному сотруднику некоторых видов услуг. Считаются обоснованные, если они отвечают целям командировки или прописаны в приказе о командировке.
Договор, составленный во время съема жилого помещения. Необходим, если работник организации жил не в гостиничном номере, а арендовал жилье. Подавать его необходимо если человек был в служебной поездке длительное время.

Эти договора и акты должны содержать полную информацию о сумме, которую надлежит выплатить. Поэтому их подача в бухгалтерский отдел сможет помочь работнику получить компенсацию своих трат.
Именно эти документы о проживании в гостинице или в арендованной квартире могут подтвердить фирме реальные затраты на служебную командировку и их необходимо обязательно подать в бухгалтерию по возвращении.

Необходимо помнить, что важно успеть подать документы о командировке в строго отведенные. Этот промежуток времени строго регламентирован учредительными документами в любой организации. Поэтому важно принести все необходимые справки, документы о проживании в гостинице, чеки и билеты в первый день по возвращении из служебной поездки.
Довольно распространены в различных организациях поездки по обмену опытом и знаниями, конференции по новейшим технологиям, стажировку для получения более высокой квалификации. В этом случае в бухгалтерский и кадровый отделы требуется подать:

  • Сертификат участника конференции.
  • Диплом повышения квалификации.
  • Программу стажировки.
  • Индивидуальный отчет.

Стандартный срок подачи документов составляет 7 дней с момента прибытия из командировки или стажировки.
Поскольку бухгалтерский отдел ведет отчетность по документации, связанной с учетом всех расходов компании за месяц, то подача сотрудником отчета по командировке обязательна и регламентирована законодательством. Все расход заносят в ежемесячный отчет фирмы по затратам для налоговой службы и несоответствия между фактическими и указанными расходами может быть наказано санкциями.
Иногда возникают форс-мажорные обстоятельства, при которых человек может потерять или повредить документы о проживании в гостинице или любой другой отчетный документ. В этом случае за короткое время нельзя в другом городе восстановить утраченные документы. Чтобы ускорить процесс восстановления можно подать заявку в спецслужбы. Но есть один нюанс, они работают только в крупных городах. В этой ситуации сотрудник не сможет подать в срок всю отчетную документацию.

Без подтверждающих документов расходная часть поездки бухгалтерией не может быть оплачена. Каждая копейка должна быть учтена и подтверждена документально. Только в этом случае возможно вернуть себе потраченные средства.
Необходимо знать, что в оформление отчетных документов необходимо вносить реквизиты фирмы, осуществляющей оплату расходов своих сотрудников в служебной поездке.

Если командированный сотрудник смог соблюсти все требования, касающиеся отчетной документации, то он может рассчитывать на компенсацию своих реальных трат. При утрате или небрежном отношении к документам о проживании в гостинице или другим отчетным документам, можно рассчитывать на то что траты будут возмещены частично, потому что бухгалтерскому отделу необходимо предъявлять расходую часть организации фискальной службе, а малейшее несоответствие карается штрафом. В таком случае фирма, а особенно государственное предприятие может быть обвинено в нецелевых использованиях средств. Поэтому сотрудникам, часто выезжающим в командировки необходимо быть очень внимательным к отчетной документации.