Гостиничные документы для командировочных

В наше время трудно себе представить успешный бизнес без служебных поездок сотрудников компании. В командировках решаются основные вопросы по работе организации. В связи с тем, что все деловые поездки, как правило, осуществляются за корпоративный счет, работники обязаны предоставлять в бухгалтерию все необходимые отчетные документы, среди которых и за гостиницу сразу после своего возвращения. Как это правильно осуществить мы подробно рассмотрим в данной статье.

Практически любая современная предпринимательская деятельность сопряжена с периодическими командировками.

Они могут иметь различные цели:

— встречи с бизнес партнерами;
— заключение и подписание контрактов и договоров;
— переговоры по вопросам заключения выгодных сделок;
— участие в профессиональных выставках, конференциях и т.д.

Прежде чем отправить сотрудника компании в командировку, необходимо подготовить необходимую документацию. Обязательный пакет документов должен включать в себя приказ о направлении работника в служебную поездку и командировочное удостоверение. Эти документы содержат в себе информацию о периоде поездки и ее длительность.

Документы для предоставления в бухгалтерию

Вернувшись из командировки, сотрудник должен предоставить бухгалтерии и отделу кадров соответствующую отчетность. К ней относятся все справки, ведомости, квитанции и чеки, подтверждающие понесенные в период командировки расходы.

Гостиничный отчетный документ

При расчете затрат на осуществление командировки в первую очередь отталкиваются от ее длительности. По этой причине вся отчетная документация должна сдаваться в идеальном виде. Недопустимо присутствие грязных пятен, замятия, исправлений, корректив, а также повреждений, из-за которых документ или его часть становится нечитаемым.

В предоставленных бухгалтерии документах должна быть отражена следующая информация:

— затраты на проживание (чеки за аренду гостиничных номеров, съемной квартиры и т.д.);
— затраты на питание;
— затраты на проезд;
— затраты на бытовые услуги не входящие в стоимость аренды жилья;
— затраты на телефонные переговоры и использование интернета.

Кроме того сюда же должны быть включены траты понесенные при использовании служебного или личного транспорта сотрудника. К этой статье расходов относится покупка топлива и горюче-смазочных материалов.
К платежным документам сотрудник, вернувшийся из командировки, должен приложить свой личный отчет. Опираясь на эти документы, бухгалтер проведет расчет потраченных финансовых средств и компенсирует их сотруднику компании.

К финансовым документам, которые должен предоставить командировочный сотрудник для подтверждения своих расходов, относятся:

  • Гостиничные чеки и счета за проживание. Предоставляются по форме 3Г.

  • Билеты за проезд на любом виде общественного транспорта, который был использован в период командировки.

  • Фискальные чеки с АЗС.

  • Чеки за продукт питания или из заведений общепита.

  • Товарные чеки.

Кроме того к допустимым отчетным документам, которые работник может предоставить в бухгалтерию организации по возвращению из служебной поездки относятся:

— договор аренды помещения (комнаты, квартиры). Предоставляется в тех случаях, когда командированные сотрудники проживали в съемном жилье, а не в гостинице;
— акт оказания каких-либо услуг. Работодатель обязан его принять в том случае, если обозначенные услуги были прописан в приказе о направлении сотрудника в командировку или в том случае, если он не противоречит целям поездки.

В таких документах должна быть отражена конкретная сумма, которую потратил сотрудник. Таким образом, бухгалтеру станет известно какую сумму, организация должна возместить работнику.
Эти документы являются единственным официальным подтверждением реальных затрат командированного сотрудника компании поэтому их обязательно следует предоставить в бухгалтерию сразу после возвращения из командировки.
Огромное значение имеют сроки предоставления документов. Законодательство оговорены четкие временные рамки, в которые следует уложиться для того, чтобы возместить понесенные во время командировки расходы. Каждая конкретная организация имеет право устанавливать эти границы для своих сотрудников самостоятельно. Их регламентируют учредительные документы компании.
Лучше всего сдать все документы в первый день выхода на работу после служебной поездки.

Довольно часто причиной служебных поездок становится необходимость обучения сотрудников. Это могут быть командировки для участия в профессиональных конференциях, направленных на обмен опытом и знаниями, разнообразные стажировки для повышения квалификации и т.д.

В таких случаях, вернувшись из командировки, сотрудник копании должен сдать в соответствующие подразделения организации работодателя следующие документы:

— сертификат участника, полученный на конференции;
— программу стажировки с отраженными в ней мероприятиями, которые посещал сотрудник;
— сертификат повышения квалификации;
— личный отчет.

Чаще всего срок, отведенный на предоставление этих документов в бухгалтерию, составляет одну неделю. Отсчет начинается со дня возвращения сотрудника из командировки.
В связи с тем, что сотрудники бухгалтерии ведут строгую ежемесячную отчетность по всем расходам компании, предоставление командировочных отчетов является процедурой регламентированной на законодательном уровне. Поэтому затягивать с предоставлением документов крайне не желательно.

Все понесенные за период командировки расходы учитываются в ежемесячной налоговой отчетности компании. По этой причине разница между реальными тратами и указанными в налоговой документации может стать причиной серьезных неприятностей для работодателя.
К сожалению, в командировочной суете и спешке не редко возникают непредвиденные ситуации, когда работник не может сдать командировочную отчетность точно в срок. Например, при утере или повреждении платежных документов. При таких обстоятельствах (сжатые сроки, чужой город) их довольно проблематично быстро восстановить. Для оперативного исправления ситуации можно обратиться в специальные службы. Но чаще всего их можно встретить только в крупных населенных пунктах. Поэтому в большинстве случае проблема так и остается не решенной.

Из-за отсутствия необходимых бумаг, сотрудники компании не могут подтвердить понесенные расходы. Это связано с тем, что сотрудники бухгалтерии не имеют права верить на слово. Любые траты должны быть зафиксированы и подтверждены документально. Только так работник может получить компенсацию своих командировочных расходов. Кроме того следует знать о том, что существуют варианты отчетных документов, которые требуют указания в них реквизитов организации, которая оплачивает служебные расходы своих сотрудников.

Только соблюдая все правила оформления отчетных документов, вы можете рассчитывать на возмещение своих расходов. В противном случае, допустив потерю или порчу документов, можно остаться без полной или частичной компенсации трат. Это связано с тем, что бухгалтерия организации обязана предоставлять отчет в налоговую службу, а при выявлении несоответствия между поданными данными и реальными расходами, на организацию могут быть наложены штрафные санкции. По этой причине к отчетной командировочной документации следует относиться крайне аккуратно и внимательно.