Как написать служебную записку: образец, пример составления, бланк

Как написать служебную записку (образец)? Такой вопрос время от времени задают представители различных профессиональных областей. Это обусловлено тем, что записка представляет собой один из наиболее популярных и востребованных вариантов взаимодействия между руководителем и его подчиненными. Образец служебной записки представлен нами немного ниже по тексту, в той части статьи, где описано, как правильно составить служебную записку.

Пример

Как заработать на командировке?

Купите гостиничные чеки!

Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

Какие вопросы можно решить через служебную записку?

Формой внутреннего документооборота, которая позволяет максимально эффективно и оперативно решать повседневные рабочие вопросы, является служебная записка.

Этот документ составляют с целью уведомления уполномоченных должностных лиц о возникшей проблеме, внесения предложений по ее решению или согласования действий, которые необходимо предпринять.
Немаловажную роль в применении служебных записок играет то, что с их помощью можно обратить внимание руководства на то, что сотрудник выявил некую проблему в процессе своей деятельности и ведет работу по ее устранению. В ситуации, когда специалист не имеет возможности решить вопрос самостоятельно, без взаимодействия с другими сотрудниками, служебная записка служит способом официального информирования их об этом. Таким образом, ответственность за решение вопроса делегируется тем должностным лицам, в чьей компетенции находится проблемная область.
Единой формы служебных записок не существует. Они могут быть составлены в свободной форме. При этом допускается использование не только бумажных носителей, но и электронные средства связи.

Как составить служебную записку (пример, форма, шаблон)

Теперь, когда стало понятно при каких обстоятельствах можно использовать документ, необходимо рассмотреть пример написания служебной записки. Как уже было сказано выше, нет какого-либо единого бланка служебной записки. Но некоторые требования к оформлению документа все-таки существуют.

Служебная записка должна содержать:

1. Информацию об адресате. В верхней части документа, ближе к правому углу должны быть указаны фамилия, имя, отчество лица, которому направлено обращение и его должность.
2. Номер и наименование документа, указывают чуть ниже.
3. Суть вопроса. Описание проблемы, предложения по ее решению, просьба или требование о принятии соответствующих мер.
4. В завершении необходимо указать фамилию, инициалы и должность лица, составившего служебную записку.

Таким шаблоном служебной записки допустимо пользоваться при необходимости.

Образец оформления служебной записки

Рассмотрим на элементарном примере, как пишется служебная записка (образец). Здесь мы продемонстрируем, каким может быть текст служебной записки.

Итак, пример служебной записки:

Коммерческому директору ООО «Молот»
Третьякову Михаилу Сергеевичу
г. Волгоград 13 августа 2014 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В коммерческом отделе с 11 августа 2014 сломан принтер с функцией сканера. Для его ремонта необходимо вызвать специалиста по ремонту офисной техники. Стоимость работ по устранению неисправности с учетом приобретения необходимых деталей составляет 1790 (одна тысяча семьсот девяносто) рублей. Смету на проведение работ прилагаю. Во избежание задержек по рассылке счетов клиентам ООО «Молот» прошу выделить необходимые денежные средства до 20 августа 2014 года.
С уважением, руководитель проектов, Семенов Игорь Анатольевич.

Ниже расскажем, как написать служебную записку в электронном виде.

Электронный документооборот и его особенности

Многие организации уже перешли на использование средств электронной связи для обмена служебной информацией. В первую очередь к таким средствам относится электронная почта. С ее помощью отправка служебных записок значительно упрощается. Кроме того скорость решения служебных вопросов таким образом значительно увеличивается.
В чем же разница в оформлении документов на бумажных носителях и их электронных форм? И как писать служебную записку в электронном виде? Существенной разницы нет никакой. Оформлять электронное обращение следует, так же как и служебные записки, составленные на бумаге.
В основной части обращения (там, где происходит изложение сути проблемы и предложения о ее решении) следует следовать тем же шагам, как в примере предложенном ранее.

Единственная разница заключается в том, что при составлении служебной записки в виде электронного документа нет необходимости в указании адресата. Его имя будет размещено в строке «Адрес». Если документооборот осуществляется через один общий ресурс (к примеру, один электронный ящик на весь отдел), то в строке, предназначенной для наименования темы письма, следует указать, кому адресовано обращение.

Кроме того, электронная почта, позволяет настроить функцию по автоматическому присвоению подписи в конце письма. Это дает возможность значительно сократить количество времени потраченного на составление служебной записки. Если в вашем почтовом ящике отсутствуют такие настройки, в конце послания нужно обязательно указать свои идентификационные данные, т.е. фамилию, инициалы и занимаемую должность.

Очень важно при использовании электронной почты запрашивать уведомление о прочтении письма (достаточно просто задать такой параметр в соответствующем окошке). Это станет доказательством того, что обращение действительно было отправлено нужному адресату в конкретный промежуток времени.