Как оформить командировку на личном автомобиле?

Нередко командировочная поездка в другие города осуществляется работником не на поезде, самолете или автобусе, а на личном автомобиле. Такая поездка выгодна для работника и для организации, отправившей его в командировку, потому что служащему более комфортно ехать в своем автомобиле, а у организации получается экономия на эксплуатации казенного автомобильного транспорта.

Как заработать на командировке?

Купите гостиничные чеки!

Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

Возвратившись из командировки, сотрудник имеет право получить компенсацию за расходы на поездку. Сражу может показаться все очевидным и простым, но существуют некоторые нюансы при трактовке данных расходов, при налогообложении и возмещении работнику средств, которые он израсходовал во время поездки.

Для получения компенсации необходимо наличие некоторых документов:

Расходы, которые понес сотрудник при поездке в командировку, возмещаются ему в порядке, установленном на данном предприятии или организации.
Освещение особенностей, связанных с возвратом денег за командировку, производится в нормативном акте, который предварительно составляет руководство компании. В акте определяются все правила денежной компенсации, указывается список документов, которые сотрудник обязан предъявить в бухгалтерию для отчета по командировке.
Оформление стандартного пакета документов для сотрудника, отправляемого в командировку, производится после обсуждения всех вопросов, касающихся командировки, и после того, как руководители и сотрудник приходят к одному мнению.

Составление приказа о командировке

Можно использовать унифицированную форму приказа № Т-9.
Заполнение бланка формы Т-9:
Разработка и утверждение приказа о направлении сотрудника в командировку может производиться директором предприятия или организации.

Скачать  бланк командировочного удостоверения (jpg}

Скачать  бланк командировочного удостоверения (Word}

При составлении приказа для отправления в командировку сотрудника на личном автомобильном транспорте необходимо указание следующих данных:

• Названия фирмы.
• Наименования бланка и числа его составления.
• Ф.И.О. сотрудника.
• Наименования отдела, в котором он трудится.
• Пункта прибытия с указанием страны, города, фирмы.
• Срока командировки (календарные дни).
• Начальной и конечной даты командировки.
• Цели поездки.
• Фирмы, несущей расходы.

Необходимо, чтобы приказ был заверен руководством компании.
Заполнение командировочного удостоверения:
В законодательную базу в январе 2016 года введены нововведения, согласно которым командировочное удостоверение использовать не нужно.

Заполнение путевого листа

При проверке налоговой инспекцией расходов организации путевой лист не требуется.
Но в случае отправки подчиненного в командировку на личном автомобиле рекомендуется иметь путевой лист для сдачи в бухгалтерию организации вместе с отчетом о командировке. Этот документ является подтверждением факта использования личного автомобиля для служебных целей, в том числе и расхода бензина.
Составление путевого листа производится в унифицированной форме или с использованием образца, утвержденного руководителем компании.

Оформление служебной записки

Если сотрудник отправляется в командировку по делам организации на личном автомобиле, в служебной записке указывается время, фактически затраченное на поездку. Возвратившись из командировки, сотрудник должен отдать ее, чеки и другие документы в бухгалтерию, чтобы ему правильно рассчитали компенсацию.
Служебную записку составляют в произвольной форме. Но если в организации или на предприятии сотрудниками для командировочных поездок часто используется личный автомобильный транспорт, желательно создание единого шаблона документа.
Установленная форма заполнения служебной записки позволить сотрудникам вносить правильные сведения достаточного объема, которые будут приниматься во внимание при расчете компенсации сотруднику.

Какие документы необходимы для подтверждения расходов?

Вернувшись из командировки, служащий предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет о том, какие расходы он совершил во время поездки.

Скачать  авансовый отчет

Вместе с авансовым отчетом предоставляется следующая оправдательная документация:

  • Чеки из гостиницы о фиксирующих расходах за номер.

  • Чеки на ГСМ.

  • Служебная записка.

  • Путевой лист.

  • Квитанции с ГСМ.

Об особенностях оплаты

В статью расходов, компенсируемых работодателем сотрудникам, командированным в другой город на личном автомобиле, необходимо вносить следующие затраты:

  1. Оплату за съемное жилье или гостиницу.

  2. Установленный размер суточных.

  3. Прочие расходы, которые разрешены работодателем.

  4. Компенсацию проезда к месту командировки.

Скачать  гостиничный счет 3-Г

Определение правил выплаты компенсации за расходы сотрудникам коммерческого предприятия и ИП должно соответствовать законодательным нормам за 2016 год. Их определяют, составляя Коллективный договор, или подписывая локальный нормативный акт с указанием порядка выплат.
Трудовым кодексом на руководство компаний не налагаются никакие ограничения, касающиеся выплаты суточных сотрудникам – этот вопрос решается по усмотрению руководства. Когда дело касается возмещения командировочных затрат сотрудников, которые отправляются в командировку от муниципального или государственного учреждения, руководствуются порядком, который описывает постановление № 729 Правительства РФ, действующий с 02.10.2002 года.

О Постановлении Правительства РФ от 02.10.2002 года за № 729

Отправляющийся в командировку сотрудник получает в бухгалтерии необходимое количество финансовых средств. После его возвращения с командировочной поездки сотрудники бухгалтерии производят расчет, используя для этого предоставленные им отчетные документы.

Возмещение расходов производится, согласно следующей инструкции:

Списываются ГМС

ГМС списываются с сотрудника, если он ездил в командировку на личном автомобиле, по той же схеме, как и при поездке в командировку на служебном транспорте. Чтобы подсчитать затраты на бензин, сотрудником должен представляться путевой лист с чеками, выданными на автозаправках.
Возмещение затрат на топливо производится по усмотрению руководства. В целях налогообложения эти затраты отражаются в качестве возмещения потраченных денежных средств при поездке на личном автомобиле, но не как расходы на командировку.

Согласно НК РФ, подобные траты возмещаются в нормах, которые установлены Правительством России. Например, если использовался автомобиль, двигатель которого имеет объем свыше 2000 куб.см, возмещение не должно превышать 1500 рублей в месяц.
Значения, превышающие эту сумму, не считаются затратами и учитываются при расчете налогов. Можно учитывать затраты в качестве возмещения расходов командировки для включения их в базу, которая облагается налогами.

Организацией издается нормативный акт, который предусматривает эту возможность. Компания, которая решила это сделать, способна доказать, что данные расходы экономически оправданы. Для этой цели для налоговой инспекции достаточно путевого листа, в котором указан маршрут.
При включении оплаты ГСМ в расходы по командировке, в локальном необходимо написать, что при командировке выплату за использование личного автомобиля не производят, поскольку фактические расходы считаются командировочными тратами.

Расчет оплаты и компенсации сотруднику

Выплата сотруднику, отправляющемуся в командировку на личном автомобиле, производится, исходя из расчета 1500 рублей за месяц. Возмещаются расходы после того, как сотрудник возвращается из командировки, предоставляя в бухгалтерию авансовый отчет, необходимые для расчета чеки и квитанции.
Используя личный автотранспорт, сотрудник имеет право на компенсирование ему трат на амортизацию, техническое обслуживание, ремонт автомобиля и смазочные жидкости. Сумму компенсации прописывают в соглашении с сотрудником и согласно локального нормативного акта компании или организации.
Издается директором приказ о выплате компенсации.

Служащим, использующим личный автомобиль для поездки в командировку, предоставляется техпаспорт машины, подтверждающий ее наличие. Обязательно прописывается факт использования автомобиля в договоре о трудоустройстве сотрудника.
Денежные средства возмещаются сотруднику за использование личного автомобиля для поездки в командировку пропорционально отработанному времени. Расходы не возмещаются за время, в течение которого сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Выплаты производят один раз в месяц.

Особенности налогообложения

Сумму прибыли, которая облагается налогом, уменьшают на сумму затрат, которые тратятся на возмещение сотруднику командировочных расходов. Но сумма этих затрат включена в ГСМ, поэтому в налогооблагаемой базе предприятия она остается.
Если денежные средства выдаются за использование личного автомобиля, а не как командировочные, то все, что выплачивается сверх суммы, определяемой законом, не учитывается как расходы.
При возмещении трат служащим не начисляют НДФЛ, не идет оплата соцстрахования, выплаты не считаются доходами сотрудника, которые обкладываются налогами.
Законодательство не имеет ясных формулировок по этому поводу, поэтому возможно возникновение конфликтных ситуаций с налоговой службой и фондом социального страхования, которые могут посчитать компенсацию как доход сотрудника.

Рассмотрение некоторых нюансов

Выплат в бюджетных учреждениях:
Если имеется в виду организация, финансируемая из бюджета, возмещение финансовых расходов за поездку в командировку на личном автомобиле осуществляется соответственно Порядку и условиям командирования, возмещения расходов, которые касаются использования гражданским служащим личного автомобиля для проезда к месту командировки и обратно.

Командировки директора

Директору, как и любому другому сотруднику предприятия или организации, можно ехать в командировочную поездку на личном автомобиле. Выплата директору компенсации расходов производится согласно изданного компанией документа, такого же, как и при отправлении в командировку рядовых сотрудников.

Поездка в командировку нескольких сотрудников

Если на автомобиле одного сотрудника в командировку отправляются несколько работников, оформление путевого листа необходимо только для владельца автомобиля.
Кроме того, поскольку за заправку автомобиля бензином приходится платить водителю, остальным сотрудникам не придется предоставлять в бухгалтерию для отчета чеки с автомобильных заправок.
Каждый сотрудник должен оформить служебную записку, которая является основанием при расчете времени командировки. Служебная записка является отчетным документом сотрудников, которые возвращаются из командировки раньше или позже владельца автомобиля, на котором они отправились в поездку.
Это же касается и сотрудников, которые отправляются в командировку на служебных автомобилях.
Для закрепления правил по использованию личного автотранспорта для поездки в командировку одним или несколькими сотрудниками используется локальный документ, который составляет руководство компании.

При необходимости ремонта автомобиля

Если при поездке в командировку на личном автотранспорте возникла ситуация с необходимостью проведения техобслуживания или устранения поломки, компанией возмещается затраченная водителем сумма, которая должна соответствовать соглашению об использовании автомобиля для нужд компании, которое заключается между сотрудником и предприятием.

В случае ДТП

Организацией не возмещаются затраты в случае ДТП, в котором виноват сотрудник. Кроме того, организацией не компенсируются затраты на ремонт автотранспорта. Пострадавшая сторона может рассчитывать только на выплаты страховой компанией, а в случае не покрытия ущерба размером страховки возмещает пострадавшей стороне расходы сам сотрудник, по чьей вине произошла авария.
Если авария произошла не по вине сотрудника, компания обязана компенсировать ему траты, согласно соглашения об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Что касается проводок

Выплаты, которые предназначены сотруднику, как возмещение использования его личного автомобиля для деловой поездки, производят один раз в месяц и отражаются с помощью проводки.

Судебная практика

В настоящее время отсутствует доступная информация по этому вопросу о вынесении судебных решений, поскольку существующие решения имеют временной отрезок, когда вместе со служебной запиской сотрудникам необходимо было предоставлять командировочное удостоверение, в котором подтверждается срок командировки.
Использование командировочного удостоверения отменено с 8 января 2016 года. Поэтому возникают различные спорные ситуации, налоговые службы не могут решить вопрос о целесообразности затрат. Ими снижаются размеры выплачиваемых налогов, и при этом не увеличиваются доходы сотрудников, с которых должен отчисляться НДФЛ.
Единственный вариант, который используется как подсказка в данной ситуации – это принятие решений по делам, в которых имеется место потере командировочных удостоверений.

Можно ли направить в служебную поездку работника в тот же город?

10 ответов на вопросы по поводу командировок