Как отчитаться за командировку?

Статья 168 Трудового кодекса говорит о том, что при отправлении сотрудников в служебные командировки, работодателем должны быть возмещены расходы, которые связаны с ними. К командировочным расходам относятся:

  • Дорожные расходы.

  • Отплата за гостиницу и другие.

Возмещаются расходы после предоставления работникам в бухгалтерию отчета за потраченную сумму.

Ознакомьтесь с инструкцией:

  1. Российское законодательство предусматривается отчет командируемого, который он обязан сдать в бухгалтерию не позже, чем через три дня после служебной поездки. Для отчета необходимо предоставление всех документов, которые подтверждают оплату помещения, расходы на питание и за предоставляемые услуги (телекоммуникационные и другие).

  2. Если перед тем, как уезжать в служебную поездку, руководитель обговорил с вами условия оплаты питания, заверил вас, что оплатит его, то при условии питания в ресторанах или кафе вам необходимо потребовать от сотрудников заведений чеки и счета. При этом необходимо внимательно ознакомиться с реквизитами, указанными в этих документах – они должны быть одинаковыми. Кроме того, на счетах и чеках попросите поставить синюю печать компании, которая предоставила вам свои услуги.

  3. Для подтверждения факта оплаты билета вы должны отчитаться – сдать в бухгалтерию электронный билет. При использовании для поездки в командировку авиационного транспорта необходимо приложить к документам, сдаваемым в бухгалтерию, посадочный талон, полученный во время регистрации. Иногда бухгалтер требует от командированных предоставление маршрутной квитанции, которая выдается в представительстве авиаоператоров или их сотрудниками их головного офиса.

  4. В пакете документов должны быть квитанции, чеки, счета и командировочное удостоверение, в котором содержатся записи об убытии и прибытии в пункты назначения. Вам предстоит также заполнение авансового отчета, который должен подписать руководитель организации или другое уполномоченное лицо.

Как считать дни командировки

Для того, чтобы рассчитать полагающие сотруднику суточные и заполнить документацию о том, какое время было рабочим, необходимы сведения о точном количестве полных дней нахождения в командировке.
Формально эта процедура не сложная, однако, вы должны ознакомиться с некоторыми нюансами, чтобы избежать допущения ошибок.

Подсчет командировочных дней. Для этого необходимо наличие следующего:

  • Командировочного удостоверения, в котором отмечено убытие и прибытие.

  • Билетов в обе стороны.

  • Календаря.

  • Калькулятора.

Подсчет выполняется по следующей инструкции:

  1. Дни командировки – это полные сутки, которые проведены командированным сотрудником в дороге и на объекте, на который его командировали. Сюда же входят день отъезда в командировку и день возвращения из нее. В какое бы время суток работник не отправился в командировку, ему зачитывается проведение в командировке полных суток.

  2. Если вы возвратились из командировки даже в 0 часов 1 минуту, вас не могут заставить приходить на работу в этот день, поскольку считается, что вы еще не вернулись с командировки. Но на этот факт влияют многие факторы:
    — Сознательность работника.
    — Отношения в компании.
    — Корпоративная культура.
    — Ситуация на производстве и многие другие.

  3. Затруднено подсчитать дни командировки, если работник должен доехать с места своего жительства до аэропорта или вокзала. Например, самолет отправился в полет ночью следующего дня, значит, начало командировки – время, когда работник сел в транспортное средство, которое может быть автобусом, электричкой, экспрессом, доставляющее его к аэропорту или вокзалу. Это же касается и дня возвращения из командировки.

  4. Учитывая каждый момент, нужно посчитать, сколько дней вы пробыли в командировке. Сотрудники бухгалтерии ведут подсчет с помощью документов, подтверждающих время приезда и объезда. Они с помощью календаря считают полные сутки, начиная с первой даты, заканчивая второй, и в результате получают время, проведенное в командировке.

Не оставьте без внимания следующее:

Некоторые организации (в которых предусмотрено иностранное участие, либо если командировка оплачивается иностранными партнерами) дни командировки – это полные сутки, которые работник провел непосредственно в месте, в которое был направлен.
Если работник затратил на дорогу (добираясь в пункт командировки и из него) два дня, и пробыл в месте назначения два дня, то по российскому закону его командировка продолжалась четыре дня, а иностранцы считают, что его командировка продолжалась всего два дня.
Но иностранные компании выплачивают суточные, которые намного превышают суточные, выплачиваемые российскими компаниями.

Парочка полезных советов

1. Знать эти нюансы должны сами командированные, поскольку они должны учитываться во время составления заявления, а также при заполнении командировочного удостоверения, чтобы правильно указать даты убытия и прибытия.
2. Не забывайте о том, что необходимо экономически обосновать каждый вид расходов, иначе сотрудники бухгалтерии их у вас не примут. Например, если вы развлекались в увеселительном заведении во время нахождения в командировке, расходы на это вам не будут возмещены.

Скачать бланк ТТН, что такое транспортная накладная и зачем нужная?