Какие документы нужны для авансового отчета?

Выдавая деньги сотруднику в подотчет, вы, как правило, рассчитываете, что он потратит их на те цели, указанные в его заявлении и представит оправдательные отчеты. Впрочем, не нужно рассчитывать на то, что сотрудник точно знает, что вы желаете от него получить. Чтобы снизить возникновение проблем, связанных с признанием затрат надо провести с подотчетными лицами кратенький «документальный» ликбез.

Как заработать на командировке?

Купите гостиничные чеки!

Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

Какая же документация к авансовому отчету может стать подтверждением осуществленных затрат? Сначала сам факт оплаты следует подтвердить кассовым чеком. Но в случае, если в чеке покупки не имеют расшифровки, то необходим другой сопутствующий документ, подтверждающий количество, наименование и стоимость приобретенных ценностей, к примеру, накладная, акт, товарный чек.

Кассовые чеки

Кассовый чек не считается первичным документом, впрочем, инспекторы налоговой при проверке просят их предоставить, поскольку они будут подтверждать фактическую оплату. Подотчетному лицу, как правило, не трудно прикреплять кассовый чек к авансовому отчету. Впрочем, недоразумения могут произойти не из-за недобросовестности подотчетника, а из-за качества чека.

Есть вероятность, что чек может быть с плохим качеством печати, за счет чего невозможно прочитать отдельные реквизиты. Впрочем, подотчетное лицо здесь не виновато, и расходы могут быть приняты, если прилаживаются иные документы, которые их подтверждают.

Самой частой проблемой с кассовыми чеками является их выцветание. Представьте такую ситуацию, приходит к вам проверка и просит предоставить подтверждающую документацию, чеки и так далее. Вы показываете заветную папку, а там… Чистые листки бумаги, в которых не осталось текста.

Вести борьбу с выцветанием чеков трудно. Сначала лучше сохранять их как можно дальше от нагревательных устройств и неплотно сжимать с иными документами. Пока чеки еще видны, необходимо сделать их ксерокопии, заверив печатью и подписью продавца или у нотариальной конторы, если денежные суммы приличные. Или можно заверить ксерокопии у директора вашей организации.

Нужно отметить также, что организации розничной торговли на ЕНВД могут вообще не использовать ККТ, не выдавая кассовые чеки. Вместо них вам, если потребуете, могут выдавать товарный чек, его вполне достаточно, чтобы признать затраты.

Бланки строгой отчетности

Одной из подтверждающей документацией считается бланк строгой отчетности. Он подтверждает расходы, иных документов не надо. Основное, чтобы соблюдались требования по его составлению и форме.

На бланке должны быть указаны такие обязательные реквизиты:

– серия, наименование и номер (шестизначный) документации;
– название компании или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
– месторасположение юридического лица, адрес;
– вид услуги;
– ИНН;
– размер оплаты;
– цена услуги;
– дата, когда произведена оплата;
– Ф.И.О. и должность ответственного лица;
– другие реквизиты, характеризующие специфику предоставляемой услуги.

Если какого-то реквизита нет, бланк могут признать недействительным. Помимо этого, бланк должен печататься в типографии, а не создаваться при помощи принтера.
Если БСО не имеется, его, возможно, заменить кассовым чеком вместе с накладной, товарным чеком или актом.

Товарный чек

Товарные чеки больше всего проверяют инспекторы налоговой, так как унифицированной формы у них не имеется.

Скачать  товарный чек (Excel)

Скачать  товарный чек (Word)

Товарный чек должен в обязательном порядке включать все реквизиты первичной документации, среди которых:

– название документа;
– дата составления документации;
– название компании, от имени которого составлена документация;
– измерители хозяйственных операций в денежном и натуральном выражении;
– содержание хозяйственных операций;
– название должностей лиц, которые ответственны за хозяйственную операцию и правильность ее составления;
– подписи указанных лиц.

В случае, если на чеке не будет какого-нибудь реквизита, то затраты по нему признаваться не будут.

На товарном чеке номер и печать не являются обязательными (указ ФАС Московского округа №КА-А40/5456-06 от 19 июня 2006 г.), хотя инспекторы налоговой обычно их ищут.

Необходимо обратить внимание: даты и суммы у кассового и товарного чеков должны обязательно совпасть, в противном случае, затраты могут быть сняты.

Иногда в кассовых чеках указывают названия приобретенной продукции и ее цену. Впрочем, и в подобном случае чек еще не считается первичной документацией. В некоторых чеках предусматривается особое поле для подписи того, кто его выдал. Если имеется подпись – возможно, не использовать товарный чек.

Если товарного чека не имеется по каким-нибудь причинам, то возможно самостоятельным образом составить документ, который подтверждает поступление ценностей, к примеру, акт по форме № М-7.

Если материалы приобретаются за наличку у предприятия-изготовителя, снабженческо-сбытовой, заготовительной, оптовой организации, то подтверждающей документацией может быть накладная (по форме ТОРГ-12), чек ККТ, счет-фактура, квитанция к ПКО. Данные, которые указываются в накладной, должны обязательно совпасть с данными другой документации, а все реквизиты в обязательном порядке должны заполнятся.

А какую документацию к авансовому отчету подают ваши подотчетные лица? Как часто случаются ошибки, и теряется документация? Каким образом вы решаете эти проблемы, поделитесь, пожалуйста, в комментариях!