Какими документами подтвердить проживание в гостинице

Командировки и деловые поездки почти всегда сопровождаются проживанием в иногородних гостиницах, либо отелях. Организации-отправители сотрудников в поездку всегда несут издержки по командировкам. Это значит, что они обязаны оплатить проездные билеты на автобус, поезд, самолет; питание; телефонные разговоры; проживание; другие сопутствующие расходы. Отдельно остановимся на проживании, так как это одна из наиболее затратных статей в командировке. Арендное жилье в районных, областных центрах весьма дорогое. Чего говорить о стоимости гостиниц в Москве. Она зачастую сопоставима с ценами на жилье во многих европейских странах, а иногда и превосходит их. Поэтому при планировании командировки в Москву, начальство ставит ограниченные рамки в ценовом выборе гостиниц, ведь ценовой диапазон весьма растянут и может составлять от нескольких сотен до нескольких десятков тысяч рублей за номер в сутки. Поэтому сотрудников почти всегда отправляют  в гостиницы с конкретными ценами. В иных случаях командированный может сам выбрать отель, но вложится в лимит.

При самостоятельном поиске отеля нужно учесть множество факторов, основным из которых будут отчетные документы за проживание в Москве. Это те документы, которые обязан выдать отель своему постояльцу по окончанию срока проживания. Данные документы свидетельствуют о том, что конкретный человек проживал в определенный период в конкретной гостинице и уплатил за это некую сумму. Если для самого жильца они не имеют особой ценности, то для отправившей его организации имеют, и очень большую. Ведь на основании только этих документов составляется смета издержек по командировке, подлежащая обязательной выплате сотруднику. Купить гостиничные чеки с подтверждением  можно у нас, связавшись с нашими менеджерами по телефону.

С поиском чеков на проживание в гостинице  сталкиваются очень многие приезжие. Очень часто командированные забывают уточнить у администратора отеля о всех необходимых ему документах, которые потребуют дома, и получают на руки совершенно не то, что нужно, или вообще не получают. Вся загвоздка в том, что многие гостиницы за время работы вырабатывают свою личную отчетность, имеющую некое отличие от других отелей. И жилец, будучи не до конца осведомленным в этом вопросе, может получить не совсем то, что ему нужно. А по приезду домой сталкивается с неприятностями по закрытию командировки. Несмотря на то, что основная масса отелей выдает на руки почти одинаковые комплекты, отличия все равно существуют. И, чтобы не попасть в неловкий момент, прежде всего необходимо самому попросить перед отъездом требуемый перечень отчетных документов на гостиницу.

При покупке гостиничных чеков прежде всего нужно выяснить, чтобы чеки гостиницы были  с подтверждением проживания. То есть, помимо основного комплекта документов, дубликаты счетов на гостиницу должны быть сохранены в гостиничном архиве клиентов. Ведь, по мере необходимости, бухгалтер для закрытия командировки может дополнительно запросить у указанного отеля всю необходимую информацию по их сотруднику. При отсутствии этих данных в базе отеля, сотруднику грозят неприятности на работе, чреватые как минимум лишением премии или выговором, а то и увольнением. Во избежание таких неприятностей, при получении гостиничных чеков нужно уточнить у администратора о занесении выдаваемых счетов на гостиницу в базу отеля и лично в этом удостовериться.