Накладная: что такое и как заполнять?

Накладная: как правильно заполнить обычную накладную

Скачать бланк накладной

Что такое накладная?

Накладной считается учетный документ определенной формы, который применяется для учета при отпуске или поступлении материальных ценностей. Как можно правильно оформить накладную, мы расскажем далее.

Как заработать на командировке?

Купите гостиничные чеки!

Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

Правила заполнения накладной

Обычная накладная применяется, к примеру, при получении продукции со склада поставщика.
В таком случае документ передают покупателю, который включает в себя последующие разделы:

  • Дата и номер документа.

  • Название грузоотправителя и грузополучателя.

  • Документ, являющийся основанием для отпуска продукции (к примеру, договор поставки).

  • Название продукции, единица измерения, количество, общая сумма поставляемой продукции.

  • Роспись, должность и расшифровка лица, которым разрешается отпускать продукцию.

  • Роспись, должность и расшифровка лица, отпускаемого продукцию.

  • Роспись, должность и расшифровка лица, получаемого продукцию.

  • Печати соответствующих сторон.

Обычная накладная оформляется в 2-х экземплярах, поскольку тот документ, который остается у поставщика (продавца), является базой, чтобы списать проданные материальные ценности, а тот, который получает покупатель – базой, чтобы оприходовать продукцию.

Кто имеет право на подпись накладной?

Все первичные документы, по установленному правилу, должны быть подписаны директором предприятия, либо главным бухгалтером. Но на предприятии, возможно, имеется указ о праве подписи накладной за руководителя по согласованию с бухгалтером.
Что делать, если неправильным образом заполнена накладная?
Если в бумажном варианте стандартной накладной имеются некоторые ошибки, то стороны имеют возможность исправить их сразу на месте, с помощью внесения необходимых изменений. Лишняя информация зачеркивается и пишется нужная, а рядом проставляются подписи сторон с конкретной датой исправления.

Но, как правило, стороны выписывают новый документ вместо испорченной накладной.
Если накладная оформлена в электронном виде, то исправить допущенные ошибки можно самостоятельно, поскольку правила не устанавливаются никакими нормативными актами.

Электронная накладная

Оформление накладной в электронном виде вообще не отличается от ее бумажной формы. Разница будет только в том, что в электронной форме накладная оформляется в одном экземпляре, но в двух файлах.
Чтобы подписать электронную накладную применяется электронная цифровая подпись.
Сохраняться электронная накладная должна в обязательном порядке в электронном виде, или на каком-нибудь конкретном компьютере, или на сервере предприятия.
При получении продукции, к примеру, водителем, не нужно распечатывать электронную накладную (ее, как правило, отправляют покупателю в электронном виде); ему будет вполне достаточно отдать только товарно-транспортную накладную.

Скачать бланк ТТН, что такое транспортная накладная и зачем нужная?