О командировках

Командировка — деловая поездка сотрудника организации по ее вопросам, связанная с отрывом от основного месторасположения фирмы и перемещением в другие места.

Такими местами могут быть филиалы предприятия, обособленные структурные подразделения, расположенные в других городах. Так же командировкой считается и поездка, совершаемая в абсолютно иные учреждения, но целью которой является решение задач собственной компании. Поездки многих работников носят единичные случаи, то есть конкретно для решения какого-то задания; некоторые ездят с определенной периодичностью. Но существуют такие профессии, для которых командировка — это и есть основной рабочий процесс. Такими профессиями являются, в первую очередь, водители, экспедиторы, региональные менеджеры, проверяющие структурные подразделения, специалисты по сетевому маркетингу, презентаторы и многие другие.

Следует отметить, что существует категория работников, которых в принципе невозможно отправить в командировку. Такими являются беременные женщины, лица с отклонениями по состоянию здоровья, лица, не достигшие 18-летнего возраста ( за исключением творческих профессий, таких как актеры кино, театра, профессиональные спортсмены).

Перед поездкой сотрудник обязан иметь при себе комплект соответствующих документов, позволяющий совершать ее и указывающий на основные задачи поездки. В данный комплект входят следующие документы:

 Служебное задание, которое составляется и подписывается предварительно непосредственно самим руководителем. Служебное задание должно содержать информацию о самом сотруднике (его фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, наименование отдела или структурного подразделения), данные о сроках командировки, то есть дата отъезда, дата приезда, общая длительность. Так же в служебном задании указывается цель и основание  для поездки, отправляющий отдел, место прибытия и другие немаловажные специфические аспекты. Задание составляется начальником отдела или подразделения, подписывается руководителем организации. Далее оно направляется в отдел кадров, где на его основании готовится приказ о командировке. В конце бланка служебного задания имеется графа отчета о командировке, которую сотрудник заполняется по окончанию поездки, и где указывает выполненные пункты.

 Приказ о направлении сотрудника в командировку. Как отмечалось выше, приказ составляется на основании служебного задания и подписывается самим руководителем организации. Сам сотрудник тоже должен там расписаться. В приказе также указывается фамилия, имя и отчество специалиста, его профессия, отдел, место прибытия, сроки поездки. Помимо этого приказ содержит информацию о финансирующем источнике. По завершению поездки приказ хранится в архиве пять лет.

Командировочное удостоверение выписывается так же отделом кадров. В нем специалист обязан делать отметки о месте назначения и датах прибытия и отъезда. Данное удостоверение не заполняется в случае, если сотрудник вернулся на основное место работы в течение одного дня. Не заполняется оно и для иностранных граждан, когда посылаемая организация не является резидентом страны.

Помимо сопроводительной документации организация в первую очередь должно позаботиться о том, чтобы у сотрудника была необходимая сумма денег на сопутствующие затраты. Такими за тратами являются проживание в гостинице, питание, телефонные разговоры по внутри фирменным делам, поездки, бытовые расходы, страхование. Данные средства предприятие может оплатить перед совершением деловой поездки, либо по ее окончанию. Разумеется, при предоставлении командированным всех необходимых чеков от гостиницы и квитанций на проживание. Следует отметить, что затраты на личные нужды, такие как табак, алкоголь и другие, не связанные с выполнением служебного задания растраты, оплачены не будут.

Самой затратной позицией в командировке является стоимость проживания. Поэтому по возвращению домой командированный обязан в первую очередь предоставить гостиничные чеки, если хочет получить расчет. Если он был в Москве, соответственно основанием для оплаты по командировке послужат гостиничные чеки Москва. Если работник ухитрился прожить в дешевом отеле, либо у друзей, ему необходимо обратиться в специальную организацию для приобретения документов на проживание. Следует заострить внимание, что покупать нужно исключительно гостиничные чеки с подтверждением, чтобы не переживать на случай проверки бухгалтерии. Читайте более подробно об отчетных документах Москвы с подтверждением.

Командировка — дело непростое. Но, если отнестись к ней со всей ответственностью, работник избежит неприятностей и выполнит намеченную цель. И помимо зарплаты получит расчет по командировке. Так что совершайте деловые поездки с умом.