Подотчетные деньги: как оформить авансовый отчет?

Информация в этой статье поможет грамотно составить авансовый отчет и осуществить его проверку. Будут описаны документы, которые обязан предоставить сотрудник вместе с отчетом, а также форма в которой необходимо подавать авансовый отчет.

Сотруднику необходимо отчитаться о расходах денег полученных под отчет. В связи с этим требуется оформить и предоставить в бухгалтерский отдел авансовый отчет. Форма документа может быть разработана самостоятельно. Например, взять в качестве основы форму АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России №55 от 01.08. 2001 г. и удалить из нее лишнюю информацию.

Как заработать на командировке?

Купите гостиничные чеки!

Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

Скачать  авансовый отчет

Другой вариант – это использование стандартного бланка формы АО-1. Такой отчет составляется и подается в одном экземпляре. В составлении такого документа принимают участие минимум три человека: руководитель, бухгалтер, подотчетное лицо. В унифицированном документе предусмотрены поля для подписи всех составителей отчета. Необходимо предусмотреть такие поля, если разработана нестандартная форма. Кроме авансового отчета работник обязан приложить к документу — квитанции, чеки и т.д. Для удобной обработки и хранения оправдательных документов (чеки, квитанции и др.) разрешено наклеивать их на лист плотной бумаги, например, картон. Необходимо следить за тем, чтобы все документы были читаемыми.

Проверка подлинности и утверждение авансового отчета

Работник бухгалтерии обязан заполнить расписку (отрывная часть), авансового отчета, принесенного подотчетным лицом, которой он фиксирует факт принятия документа на проверку. Далее требуется проверить целевое расходование денег и соответствующих документов, грамотность их оформления, осуществить подсчет сумм. Если работник использовал для расчета наличные суммы, то предоставляются кассовые чеки, квитанции к приходному ордеру или бланки строгой отчетности. В случае расчета банковской картой — квитанции банкоматов или терминалов, оригиналы слипов. Суммы, которые израсходовал сотрудник согласно отчета, должны совпадать с суммами, указанными в платежных документах.

Необходимые документы, подтверждающие расходование подотчетных средств

Для учета расходов денежных средств на оплату услуг или покупку товаров, потребуются подтверждающие (оправдательные) документы. Для принятия к вычету «входного» НДС необходимы соответствующие документы. Какие подтверждающие документы необходимы в этом случае?

Розничные мелкие покупки

Например, сотрудник купил канцтовары. В обычном маркете ему выдадут кассовый или товарный чек. Если в кассовом чеке содержится полная информация о цене, наименовании и количестве купленного товара, то нет необходимости выписывать товарный чек. Кассовый чек вполне будет достаточно при оприходовании ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и списании затрат.
Однако, вычесть «входной» НДС в таком случае не получится. Для этого потребуется счет-фактура.
Мелкооптовые закупки за наличный расчет
Если работник закупает ТМЦ не в розницу, то ему необходимо взять доверенность организации, в которой он работает и предъявить ее менеджеру торговой сети. Взамен от торгового представителя он обязан требовать квитанцию к приходному ордеру, счет-фактуру, накладную, если приобретаемые товары облагаются НДС.

Закупка ГСМ (горюче-смазочных материалов)

При покупке водителями топлива на АЗС за наличные деньги, потребуются те же документы, что и при приобретении товаров в розницу. На заправке водителю выдадут кассовый чек, где указан вид ГСМ, объем в литрах, цена и общая сумма. Счет-фактура не выдается. Вся сумма за приобретение топлива включается в затраты без выделения НДС. Если между предприятием и топливной компанией заключен договор, то в момент подачи аванса предприятием за топливо, поставщик в расчетный день обязан передать отчет о выделении топлива и счет-фактуру. Водитель при каждой заправке получает от поставщика чек, который фиксирует факт получения топлива. В такой ситуации работнику необходимо отчитаться не за получение наличных средств (водителю они не выдаются), а за объем полученного топлива, которое приобретено по талонам или корпоративной топливной карте. Авансовые отчеты водителей необходимы для контроля расхода топлива и взаимных расчетов с поставщиком.

Внимание! Для того, чтобы списать расходы на ГСМ потребуются путевые листы Первичные документы по представительским расходам

Согласно, под.22 п.1 ст. 264 НК РФ, организация, раcсчитывая налог на прибыль может признать представительские расходы. Согласно Налогового кодекса представительскими расходами являются: проведение официальных приемов; транспортная доставка к месту мероприятия и обратно; оплата услуг внештатных переводчиков; буфетное обслуживание переговоров. Другие расходы при приеме делегации на смогут уменьшить облагаемую базу налогом на прибыль. Чтобы документально подтвердить расходы необходим приказ о проведении мероприятия и обязательна смета затрат. К авансовому отчету требуются следующие документы: счета поставщиков, товарные чеки, чеки ККТ, квитанции приходных кассовых ордеров и др. Также следует оформить отчет в произвольной форме о приеме делегации.

Если подотчетное лицо утратило кассовый чек