Расходы по командировке: начисление суточных

Предприятие обязано компенсировать своему командированному сотруднику дополнительные затраты, которые возникли при проживании на временном месте жительства. Эти затраты имеют название суточные.

Необходимо ли подтвердить суточные затраты соответствующими документами?

Размер суточных затрат предприятие устанавливает самостоятельным образом, прописывая его в коллективном контракте или локальном нормативном документе. Суточные должны компенсироваться за каждый день пребывания в служебной поездке, а также выходные, дни праздников и дни, которые были проведены в пути.

Как заработать на командировке?

Купите гостиничные чеки!

Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

Сотрудник не должен отчитываться за суточные, которые он потратил. Он не должен показывать документы, которые подтверждают данные затраты. Это прямо исходит из законодательства налогового кодекса и этого же принципа придерживается Министерство финансов и ФНС РФ.

Налогообложение суточных

На сегодняшний день не имеется нормативов на списание суточных. Так как размер суточных определяет предприятие самостоятельным образом, оно также имеет право списывать в затраты при определении базы, которая облагается налогом, все выплаты суточных по налогу на прибыль.
Если взять НДФЛ, то суточные от налогообложения этим налогом освобождаются. Впрочем, здесь имеются нормативы. За каждый день пребывания в служебной поездке в границах страны – 700 рублей, за рубежом – 2500 рублей. С превышения данных нормативов будет удерживаться НДФЛ. Сумма, которая превышает лимит суточных в справке 2-НДФЛ, будет рассматриваться, как «другие доходы».

В случае иностранной командировки суточные должны выдаваться в зарубежной валюте. Но для целей исчисления НДФЛ все суммы необходимо переводить в рубли, сравнивать с нормативом и высчитать, если нужно, НДФЛ. Министерство финансов объяснило в своем письме от 01.02.08 г. №03-04-06-01/27, в какой момент следует перевести валютные суточные на рубли – в день, когда утвердят авансовый отчет или в день их выплаты. Работники ведомства высказали мнение, что при пересчете суточных необходимо использовать курсы валют, которые определены на день выплаты средств.

Служебные поездки на один день

В случае, если командировка продлилась меньше суток, оплата суточных за нее будет вызывать некоторые проблемы при проверке налоговыми службами. Данную сумму суточных инспекторы, как правило, будут облагать НДФЛ в полном объеме.

Возврат денег за питание вместо суточных

Такая практика часто применяется в «западных» фирмах. Обязанность возврата расходов на питание регулируется внутренним положением предприятия.
В подобной ситуации сумму расходов на возврат потраченных денег на питание в служебной поездке налоговая служба учитывать при налогообложении прибыли не позволит. Кроме того, данную сумму они будут считать за доход и высчитают НДФЛ. Обосновывают они это тем, что возврат расходов на питание не предусматривается нормативами Трудового кодекса и Положения о служебных поездках. Если претензии по налогу на прибыль обжаловать не получится, то в ситуации с НДФЛ все совсем по-иному. Ведь работник едет к командировочному месту не по своему желанию, а по требованию предприятия. И затраты на питание он будет нести вынужденно, в процессе выполнения своих рабочих обязанностей. Следовательно, претензии проверяющих по НДФЛ возможно опровергнуть в суде.
Мы рассмотрели главные вопросы, которые тесно связаны с начислением суточных с учетом налоговых взысканий.

Как уменьшить свои расходы на командировку?

Докладная записка: как написать, образец

10 ответов на вопросы по поводу командировок