Счет за гостиницу

До 1 декабря 2008 года во всех гостиницах в качестве основного документа строгой отчетности применялся счет за гостиницу 3-г. Этот вид гостиничной отчетности был введен в документооборот в декабре 1993 года соответствующим указом Министерства финансов РФ. Весь этот период времени, вплоть до конца 2008 года данный счет являлся документом строгой отчетности. Это означает, что сам по себе счет 3-г имел фискальную силу, мог применяться для списания организациями расходов на командировки .

Содержание счета за гостиницу.

На практике данный вид документа на гостиницу составлялся на бланке формата А-4. В верхней части он содержал непосредственно опознавательную информацию о номере формы, дате утверждения, номер указа и орган, утвердивший его. Далее счет содержит наименование гостиницы (отеля), порядковый номер самого счета, номер комнаты. Обязательно указание в счете данных о клиенте: Ф. И. О., отправившая его организация, ее адрес, реквизиты, контакты, дата заезда и выезда. Для более детального отображения периода проживания указывается время заезда/выезда. Во всех гостиницах применяется такое понятие как расчетный час. Обычно это 12 -14 часов дня. От этого времени суток идет исчисление дней пребывания клиента. Так же это удобно для детального расчета неполных дней пребывания. Так, например, при заезде жильца несколько часов раннее расчетного часа, это время добавляется ему в период проживания. Это могут быть целые сутки, может быть и половина суток. Аналогично дело обстоит и с поздним выездом (выезд после расчетного часа). Добавлять сутки либо пол суток – сугубо внутреннее дело самой гостиницы. Главное, чтобы клиент был заранее об этом проинформирован и не попал в неудобную ситуацию.

В центральном поле счета за проживание в гостинице присутствует таблица, в которой отображены главные характеристики проживания. Здесь может дублироваться непосредственно сам период нахождения в отеле. К другим параметрам проживания можно отнести бронь, курортный сбор, наличие в номере холодильника, кондиционера, телефона и другой техники. Так же отдельной графой отмечено питание (завтраки, обеды), пользование услугами химчистки, портного. Гостиницы с собственной автомобильной стоянкой за дополнительную плату могут предоставить своим клиентам охраняемое парковочное место. Перечень дополнительных услуг можно перечислять бесконечно, все зависит от типа отеля, его финансовой категории, назначения, территориального расположения. Главное, чтобы все эти услуги были грамотно и детально включены в счет.

В зависимости от пожеланий клиента счет оплаты гостиницы может выдаваться в различных количествах. Раньше, до появления электронной обработки данных он составлялся в трех экземплярах. Один экземпляр предоставлялся в бухгалтерию клиента, второй выдавался непосредственно  самому жильцу, третий оставался в гостинице и хранился в специальной картотеке клиентов. С повсеместным распространением компьютеров бумажная картотека гостиниц была успешно заменена электронной базой клиентов. Формат электронной базы остался аналогичен старой картотеке и пополняется теми же счетами той же формы, только в электронном виде. По требованию клиента он забирает один или два экземпляра счета. Себе он может и не брать, но один комплект для бухгалтерии обязателен.

Купить отчетные документы за проживание в гостинице и рассмотреть некоторые важные пункты можно в соответствующем разделе. Здесь подробно описан весь перечень отчетных документов за проживание. Помимо упомянутого счета гостиницы в него обязательно входит кассовый чек. Могут присутствовать и другие формы отчетности.

С 2009 года счет 3-г в качестве документа строгой отчетности был упразднен. То есть в единственном виде для закрытия командировки его использовать нельзя. Еще допустим вариант комплекта документов, где помимо счета за проживание обязательно наличие кассового чека гостиницы. В таком виде большинство гостиниц выдают своим клиентам документы и по сей день.