Для чего авансовый отчёт нужен организации?

Для того, чтобы денежные средства не расходовались без контроля, существует применяемая в любой организации форма контроля денежных средств, называемая авансовой отчетностью.

Что такое авансовый отчет?

Авансовый отчет является документом, который подтверждает трату денег, которые получило уполномоченное лицо подотчет. Относящийся к документам первичного учета, авансовый отчет и приколотые к нему документы предоставляются в бухгалтерию, где проверяются потраченные суммы и списываются все документированные расходы. После этого документы подаются на утверждение руководителю, а затем отчет закрывается.

Скачать  авансовый отчёт

Как заработать на командировке?

Купите гостиничные чеки!

Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

Для получения сотрудником денег на авансовый отчет издается приказ о том, что сотрудник является материально-ответственным лицом относительно любых финансовых расходов. В тексте приказа указывается точный срок, когда выдаются подотчетные деньги, поскольку законодательство четко регламентирует это время. Деньги выдаются сотруднику в кассе вместе с расходным ордером, в котором расписывается каждый пункт суммы — для чего она предназначается.

Порядок предоставления авансового отчета

Согласно существующего закона, предоставление сотрудником в бухгалтерию документов, подтверждающих потраченную денежную сумму, должно произойти в течение 3-х дней после срока, который указан в расходных документах.
Такие же сроки предоставления документов соблюдаются по прибытию сотрудников из командировки. В этом случае авансовая отчетность подается со всеми имеющимися документами, которые подтверждают трату денег – с билетами за проезд, чеками на приобретение товаров и оплату за гостиницу, расходами за топливо. Эти документы предоставляют в одном экземпляре. После получения этих документов бухгалтер производит окончательный расчет, выявляя, правильно ли израсходована полученная сотрудником сумма.

До подтверждения корректности расходования средств бухгалтер тщательно проверяет каждый из полученных им документов, правильно ли они заполнены. Документы не должны иметь исправления, подчистки и помарки.
Лишь после скрупулёзной проверки авансовый отчет можно передать на утверждение руководству. Бухгалтер пишет расписку, которую отдает подотчетному лицу. Сотрудники бухгалтерии ставят две подписи – одну — бухгалтер, проверяющий документы, вторую — главный бухгалтер, расшифровывается фамилия, имя и отчества.

Необходимость авансового отчета

Авансовый отчет необходим для расчета с материально-ответственными сотрудниками. Кроме того, этот документ обязательной отчетности в виде двустороннего бланка, на одной стороне которого содержатся сведения, указывающие на фактические расходы. Здесь же прикладываются документы, которыми подтверждаются финансовые расходы.
Остальные графы (7, 8, 9, 10) предназначены для отметки бухгалтера о расходах, которые учтены бухгалтерией.

Как оформить приказ на командировку?

Документы из гостиницы для командировочных

Документы, подтверждающие проживание в гостинице