10 ответов на вопросы по поводу командировок

Оформлять командировки для многих бухгалтеров, которые ведут параллельно и кадровый учет, дело довольно рутинное. Вроде бы, процесс командирования отработан, и трудностей здесь не должно быть. Но, как показывает практика, случаются ситуации, когда необходимо поломать голову.

В данной статье приведены ответы на 10 подобных вопросов.

Вопрос № 1: регулярные поездки экспедитора являются ли командировками?

Ответ: нет, не являются.

Это следует из ст. 166 Трудового кодекса. В ней говорится, что поездки по работе работников, чья регулярная работа тесно связана с разъездами (работники прямых продаж, курьеры, электрики, сантехники, оказывающие услуги населению), или вообще проходит в пути (проводники, водители, машинисты, пилоты, экспедиторы) не считаются командировками.
Следовательно, таким работникам не нужно на каждую поездку составлять удостоверение по командировке и выплачивать суточные. Это правило распространяется, даже если поездка необходима на несколько дней и в другой город (к примеру, в ситуации с экспедиторами).

Как заработать на командировке?

Купите гостиничные чеки!

Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

Вопрос № 2: может ли служебная поездка быть только 1 день?

Ответ: да, такое возможно.

Как оказалось, в Положении о командировках и Трудовом кодексе вопрос о минимальной длительности командировки полностью не прояснен. Только в п. 2 старой, еще советского времени, Инструкции о служебных поездках говорится, что командировочное удостоверение может быть не выписано, если работник возвращается из служебной поездки в тот же день, в который он был отправлен. Из вышесказанного, возможно, сделать вывод, что служебная поездка может проходить и 1 день. Впрочем, как уже ранее оговорено, более поздний закон (ТК России и Положение о командировках) подобной поправки не включает. Но и запрет на однодневные служебные поездки эти акты тоже не содержат.

Получается – однодневные служебные поездки не запрещаются, но документацию по ним лучше составлять, в полной мере (отчет и командировочное удостоверение). Это не станет лишним и для налоговой службы. Следует обратить внимание, что суточные при командировке на 1 день оплачиваются лишь при поездках за рубеж, и то в размере 50% от норматива. При однодневных поездках внутри страны суточные не оплачиваются (п. 11 и 20 Положения о служебных поездках).

Вопрос № 3: как правильно высчитать день отъезда, в случае если вылет самолета осуществляется в начале 1-го ночи?

Ответ: днем выезда обычно считают день, который предшествует дню вылета самолета.
Связывают этот факт с тем, что следуя п. 4 Положения о служебных поездках при высчитывании дня отъезда необходимо учитывать время, требуемое для проезда до станции, аэропорта, либо пристани, если эти объекты расположены за чертой города. Так как аэропорты обычно расположены за городом, то днем выезда будет считаться день, когда работник начнет двигаться в сторону аэропорта.
Следует обратить внимание, что в подобном случае день отъезда не совпадет с датой, которая указана в авиабилете. Следовательно, лучше сказать работнику, чтобы он сохранил и предоставил бухгалтеру также билет на тот транспорт, на котором он ехал до аэропорта.

Вопрос № 4: необходимо ли предоставлять сотруднику, который вернулся из служебной поездки, дополнительные выходные, если в месте служебной поездки он трудился 6 дней в неделю?

Ответ: нет, не нужно.

Допустим, сотрудник на основном месте работы работает по пятидневке, а в период служебной поездки он трудился 6 дней в неделю. Имеет ли он полное право на получение дополнительных выходных? Ответ на данный вопрос можно найти в п. 8 Инструкции о командировках. Там оговаривается, что сотрудник, который находится в служебной поездке, должен придерживаться режима рабочего времени и отдыха того учреждения (объединения, организации, предприятия), в которое он командирован. Это будет значить, что если в месте служебной поездки установлена шестидневка, то сотрудник должен работать и в субботу. И давать ему по прибытию из командировки дополнительный отдых вместо этих рабочих суббот нет необходимости.

Вопросы, которые возникали при оплате труда работников, направленных в командировку рассматривались в статье «Командировочные траты: оплата труда во время служебной поездки».

Вопрос № 5: следует ли оплачивать суточные и отель, если командированный сотрудник заболел?

Ответ: да, необходимо.

Этот пункт также урегулирован в нормативной документации. Так, в п. 25 Положения о служебных поездках говорится, что сотруднику, который заболел в период командировки, необходимо возмещать затраты по найму жилья и оплачивать суточные за весь период, пока он не имеет возможности из-за болезни исполнять работу или возвратиться к месту жительства.
А п. 16 Инструкции о командировках позволяет решить вопрос о продлении командировки на период болезни. Причем решает его очень просто – дни болезни не включены в период служебной поездки, который указан в удостоверении командировочного работника.

Вопрос № 6: какую документацию в обязательном порядке следует составлять при направлении работника в служебную поездку?

Ответ: командировочное удостоверение.

Этот вопрос на сегодняшний день решен очень четко. В п. 7 Положения о служебных поездках говорится: «если работодатель примет решение, то сотруднику составляется командировочное удостоверение, которое определяет период его пребывания в командировке, а также устанавливает дату приезда в назначенный пункт и дату отъезда из него». Следовательно, при отправлении работника в служебную поездку необходимо иметь решение руководителя организации (форма данного решения не уточнена, поэтому, оно может быть и в устной форме, и неунифицированным), а также командировочное удостоверение, которое оформлено по унифицированной форме № Т-10 (утверждено постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1).

Отметим, что раньше в этом вопросе происходила путаница по поводу того, что закон предусматривал вариативность оформления. Руководитель компании имел право сам решить, какую документацию составить: командировочное удостоверение, либо приказ о служебной поездке (п. 2 Инструкции о служебных поездках). Но эта норма больше не используется, потому, что она явно противоречит Положению о служебных поездках (ст. 423 ТК России).

Вопрос № 7: следует ли компенсировать траты на бензин, если работник едет в служебную поездку на собственном авто?

Ответ: необходимо, но, если соблюдается конкретное условие.

Трудовое законодательство не определяет, каким конкретно транспортом сотрудник должен ехать до места служебной поездки. Возможно, предположить, что этот выбор осуществляется руководителем предприятия, учитывая соотношение сроков проезда и стоимости, а также необходимости обеспечения комфортабельности и безопасности командированного сотрудника.

Следовательно, если работодатель разрешил командировочную поездку на собственном транспорте (должно быть подтверждение документально), то он должен будет возмещать траты сотрудника, которые связаны с проездом к месту служебной поездки и обратно. Помимо этого, в данном случае работнику положена компенсация за применение своего имущества в рабочих целях, размер которой будет определяться путем соглашения сторон трудового контракта (ст. 188 ТК России). Организация сможет учитывать компенсационную сумму в тратах при обложении прибыли налогами.

Вопрос № 8: как поступить, если сотрудник не пришел вовремя, т.е. опоздал на самолет, либо поезд?

Ответ: следует приобрести ему новый билет.

В случае, когда сотрудник опаздывает к отправлению транспорта, на котором он должен доехать в командировку или из нее, компания может оказаться в правовом тупике. Суть в том, что ст. 166 ТК России обязывает руководителя предприятия оплачивать проезд сотрудника к месту исполнения служебного задания и назад. Обязывает без каких-нибудь альтернатив и исключений. Следовательно, не оплачивать второй билет руководитель компании не имеет права.

Удерживать стоимость «просроченного» билета с работника руководитель компании не может. В этой ситуации ему мешает ст. 137 ТК России. В нее включен полный перечень ситуаций, когда можно удерживать деньги из заработной платы работника. И в данном перечне ничего не говорится о возможности удерживать стоимость билета, который был не использован. Следовательно, работодатель может или договориться с работником по-хорошему, или подавать иск в суд о взыскании с сотрудника необходимой суммы. Если работник добровольно дает согласие внести в кассу денежные средства в счет компенсирования причиненного организации ущерба, то ККТ использовать не потребуется, поскольку не было факта продажи услуги, работы, товара.

Как выбрать отель для командировки?