Деловая поездка за границу

XXI век — это век мощной промышленной индустриализации, роста количества и могущества транснациональных корпораций, деловой активности. Вследствие этих факторов промышленность, бизнес, сфера услуг и другие отрасли экономики не всегда территориально привязаны к конкретному географическому местоположению. Никто из нас не удивится, если в очередной раз услышит о том, что производство автомобилей, например корейских или японских, рассредоточено на все континенты земного шара. Так, например, производство электрооборудования находится в самой Японии или Корее, так как в этих странах отрасль электроники на высочайшем уровне. Кузова могут производить в России или странах СНГ, так как там дешевле металл. Сборка будет осуществляться в Китае или Индии за счет дешевой рабочей силы. Бизнес и промышленность уже вышли за рамки привычного нам понимания. Титанами промышленности в наше время стали вышеупомянутые ТНК (транснациональные корпорации), у которых офис и производство могут находиться за 6000 километров друг от друга, и сотрудники которых могут разговаривать на 20 различных языковых наречиях.
Вследствие этого за последние лет 20-30 можно наблюдать резкий скачок деловых поездок сотрудников различных компаний по всему свету. Это возможно будут внутрифирменные перемещения, вследствие обширного территориального рассредоточения различных структурных подразделений организации по географическому признаку. Возможно это поездки, связанные с расширением бизнеса и экспансией его на другие регионы. А может быть это будут поездки, целью которых являются заключение новых сделок или корректировка уже существующих с другими бизнес-структурами. Суть у них одна — поездка совершается за границу. Именно о такого рода деловых поездках и пойдет сегодня разговор.
Почему в статье акцент стоит именно на заграничных поездках? Перемещения сотрудника в пределах одной страны в целях, задачах, общей специфике, в целом сопряжены с заграничными поездками, но имеют ряд отличительных моментов, на которые стоит обратить внимание.
Во-первых, вернувшись с заграничной поездки, необходимо привести в порядок отчетную документацию. Помимо основного задания, за которое вы будете отвечать перед начальством, бухгалтерия попросит показать гостиничные чеки или гостиничные чеки Москва, если местом вашего задания была Москва. Так же нужно быть осведомленным, какого рода отчетность нужна для корректного возмещения потраченной наличности. Немаловажно, чтобы это были гостиничные чеки с подтверждением, если главбух решит лично осведомится об отеле и вашем в нем нахождении.
Так же наиболее важным отличительным моментом этих поездок является авиатранспорт. Почему именно он? Да потому, что путешествия за пределы родины простираются на многие сотни, а то и тысячи километров. Передвигаясь на автомобильном, железнодорожном или водном транспорте, вы потратите гораздо больше времени, чем на самолете. И дело даже не в том, что на самолете комфортнее и удобнее ( хотя отчасти и в этом тоже!), а в том, что задачи фирмы, как правило, нужно решать в сжатые сроки, и руководство не может себе позволить растянуть командировку на несколько недель. Сейчас время — это деньги, поэтому целесообразнее потратить сумму на авиабилеты, но выиграть в другом, а именно в деловой активности командированного и решением поставленных задач. В наше время альтернативы по скорости у авиатранспорта пока нет, поэтому основными клиентами авиакомпаний являются командированные и отдыхающие.
С выбором транспорта определились. Но где и как покупать билеты, какой компании отдать предпочтение? Если вы живете или работаете в небольшом городке на севере Монголии, то выбор у вас невелик! Аэропорт будет расположен в ближайшем районном или областном центре, авиакомпания будет одна или максимум две, тоже местные. Тут выбирать не приходится и придется соглашаться с предложенными условиями и ценами на билет. Но что же делать, если вы работаете в крупном мегаполисе, например Лондоне, Гонгконге или Мехико? Зачастую у серьезных организаций заранее заключены договора с некоторыми авиакомпаниями. Есть свой логистический центр. Ведь, если командированных сотрудников в организации много, то целесообразней, продуктивней и оперативней будет, если планированием поездки, бронированием билетов будет заниматься отдельный сотрудник. Свою работу он сделает быстро и качественно. Более того, такой вид сотрудничества намного интересней и продуктивней для обоих партнеров ( вашей фирмы и авиакомпании) за счет объема перевозок. Когда это все спланировано заранее, фирмы получают дополнительные выгоды, в основном за счет удобства и больших обемов. В таком случае за вас выполнять всю работу по подготовке. Вам лишь придется ознакомиться с заданием на поездку, получить на руки билеты и необходимые документы и спокойно отправляться в путь.
Но, далеко не всегда организация имеет такую возможность по организации деловых поездок. Зачастую нюансы по перемещению приходится решать самому работнику. Первым, на что он обязан обратить внимание, это выбор авиакомпании. Следует пользоваться услугами только проверенных и популярных перевозчиков, имеющих хорошие международные рейтинги и благодарные отзывы клиентов. В наш информационный век не составит большого труда поднять эту информацию за минут 10 — 20 в интернете. Учитывая, что авиакомпаниями перевозятся многие тысячи людей в день, вы очень скоро услышите негативные пояснения недовольных клиентов той или иной компании. Тем более, если вы человек деловой, названия некоторых из них вы будете знать сами, полагаясь на личный опыт и знания и опыт друзей и коллег.
Далее нужно очень ответственно подойти к вопросу бронирования билетов. Это тоже не составит труда. Допустим, руководство уведомило вас о дате вылета. Теперь, как можно раньше ищем в интернете наиболее популярные сервисы по бронированию и регистрируемся там, внимательно изучив заранее требования по регистрации.

По прилету в Москву необходимо найти хорошую гостиницу, чтобы оформить отчетные документы  в Москве. Чтобы сделать чеки на гостиницу в Москве, мало только определиться с отелем. Важно предварительно определиться с необходимыми формами и комплектом документов.

Прибыв на место, вам придется где-то жить. Это вопрос тоже лучше решать заранее. Можно осмотреться по месту и выбрать отель вживую. Главное не забыть о том, что если вы рассчитываете на компенсацию ваших растрат, вам необходимо привезти с собой отчетные документы на проживание в гостинице. Как правило бухгалтер требует гостиничный чек документы из гостиницы квитанция о проживании. Все эти документы вам выдадут по месту проживания. Но можно пойти другим путем — купить счет из гостиницы и получить большее вознаграждение по приезду.
Важным моментом заграничной поездки являются билеты обратно. Хорошо, если у вас есть возможность забронировать обратный билет еще дома. Но, если вы не знаете дату вылета или командировка может затянуться? Тут следует полагаться только на себя и стараться спланировать вылет обратно, чтобы не попасть в неловкую ситуацию за границей.
Как бы то ни было, нужно стараться с тем, чтобы знать дату обратного вылета еще дома, чтобы своевременно купить билет. Ведь в разгар туристического сезона, билетов не бывает даже за месяц! Тем более, если командировка затягивается, некоторые трудности могут возникнуть с визовым режимом, о котором мы поговорим в следующей статье.

Как отчитаться за командировку?

Готовность к командировкам, какие бывают трудности?

Документы, подтверждающие проживание в гостинице