Оплата проживания в гостинице в 2018 году

В 2018 году работодатель, согласно действующему законодательству, обязан компенсировать расходы, понесенные его сотрудником во время деловой поездки. Помимо возмещения средств на проезд, проживание, он должен сохранить за работником его средний заработок. Процедура компенсации расходов происходит по окончании командировки. Деньги могут быть выплачены сразу или быть включены в следующую заработную плату.

Оплата гостиницы в командировке – наиболее важный пункт расходов. Трудовое законодательство обязывает работодателя оплатить проживание в командировке. Помимо основополагающих статей трудового кодекса, наниматель для оплаты жилья командированным использует также внутренние документы:

— служебный приказ о направлении сотрудника в деловую поездку для выполнения поставленных задач нанимателя. Это основной документ, подтверждающий факт осуществления командировки и подробное описание действий.

— для возмещения соответствующих средств организация требует от своего подчиненного подтверждающие документы на проживание в отеле. Так же организация устанавливает необходимый перечень и формат отчетных документов. В большинстве случаев набор документов стандартен, хотя в каждой организации все индивидуально. Самые требовательные в этом плане – бюджетные организации и военные подразделения. Они инструктируют своих подчиненных: какие конкретно документы гостиницы им нужны. Больше всего проверяют гостиничный счет, который обязан содержать все необходимые атрибуты: максимально развернутая информация о гостинице с ее реквизитами, адресом и контактами; сведения о датах и сумме номера; подпись уполномоченного лица и печать.

— важным инструментом регулирования командировочных расходов является лимит на проживание. Хотя, согласно законам, организация не имеет права отказать в возмещении трат на гостиницу, она может устанавливать ограничение на стоимость номера. Это делается с целью экономии средств. Особенно бережливы и экономны в этих вопросах бюджетные организации, для которых в 2018 году средний лимит на стоимость гостиничного номера составляет порядка 4500-5000 рублей. Если эта сумма была превышена проживающим, он может рассчитывать на возмещение, однако с суммы, превышающей ограничение будет взыскан подоходный налог в размере 13% от этой суммы.

Часто командировочники обходятся без оплаты гостиницы в командировке. Пользуясь возможностями, они проживают у друзей и близких или арендуют более бюджетное жилье. В таких случаях, не имея подтверждающих проживание документов, не приходится рассчитывать на компенсацию. Для командированных в Москву есть другой способ – приобрести командировочные документы в Москве. Таким способом экономии пользуются тысячи приезжих по работе в Москву. Документы на гостиницу стоят намного дешевле фактического проживания и позволяют вернуть более 90% от предполагаемого бюджета на жилье.

Командированным важно помнить, что только при наличии подтверждающих документов и их полном соответствии требованиям нанимателя, они вправе по закону требовать компенсации за расходы. По окончании поездки сотрудник в течение трех дней заполняет отчет и прикладывает к нему все документы, подтверждающие траты. После проверки экономистом или бухгалтером, выплата производится согласно внутренним нормативным актам организации. Чаще всего эта сумма добавляется к зарплате за следующий месяц.