Командировочные документы 2018

В 2018 году работодатель, согласно действующему законодательству, обязан компенсировать расходы, понесенные его сотрудником во время деловой поездки. Помимо возмещения средств на проезд, проживание, он должен сохранить за работником его средний заработок. Процедура компенсации расходов происходит по окончании командировки. Деньги могут быть выплачены сразу или быть включены в следующую заработную плату.

Командировочные документы в 2018 году аналогичны документам прошлого года, когда они претерпели существенные изменения. Особенно это коснулось кассового чека, который печатается на новой кассовой технике, подключенной онлайн к серверу налоговой инспекции. Отличительной чертой нового чека является трехмерный код (QR). В остальном же командировочные документы остались без изменений. Информация о жильце и параметрах проживания, сумме указана в счете гостиницы. Обязательных бланков и форм для счета не требуется, поэтому гостиницы применяют свой фирменный бланк или счет по форме 3г, который раньше бал бланком строгой отчетности. Теперь же он по привычке используется в качестве счета.

фото командировочных документов

Оформление командировочных документов в 2018 году производится гостиницами с еще большей скрупулезностью, чем раньше. Это обусловлено тем, что организациями из года в год предъявляются все более строгие требования к оформлению командировочных документов. Часто стандартного набора бумаг недостаточно и проживающий просит оформить дополнительные документы. Расходы на проживание подчиненного в командировке обычно значительно превышают остальные затраты, поэтому к ним такое внимание. Для той категории приезжих в Москву, которая не желает останавливаться в гостинице и хочет сэкономить на проживании, возможно оформить командировочные документы в 2018 году через наш сайт. Мы работаем напрямую с отелями Москвы и можем предложить оформление командировочных документов по самым лучшим ценам.

Оплата гостиницы в командировкенаиболее важный пункт расходов. Трудовое законодательство обязывает работодателя оплатить проживание в командировке. Помимо основополагающих статей трудового кодекса, наниматель для оплаты жилья командированным использует также внутренние документы:

— служебный приказ о направлении сотрудника в деловую поездку для выполнения поставленных задач нанимателя. Это основной документ, подтверждающий факт осуществления командировки и подробное описание действий.

— для возмещения соответствующих средств организация требует от своего подчиненного подтверждающие документы на проживание в отеле. Так же организация устанавливает необходимый перечень и формат отчетных документов. В большинстве случаев набор документов стандартен, хотя в каждой организации все индивидуально. Самые требовательные в этом плане – бюджетные организации и военные подразделения. Они инструктируют своих подчиненных: какие конкретно документы гостиницы им нужны. Больше всего проверяют гостиничный счет, который обязан содержать все необходимые атрибуты: максимально развернутая информация о гостинице с ее реквизитами, адресом и контактами; сведения о датах и сумме номера; подпись уполномоченного лица и печать.

— важным инструментом регулирования командировочных расходов является лимит на проживание. Хотя, согласно законам, организация не имеет права отказать в возмещении трат на гостиницу, она может устанавливать ограничение на стоимость номера. Это делается с целью экономии средств. Особенно бережливы и экономны в этих вопросах бюджетные организации, для которых в 2018 году средний лимит на стоимость гостиничного номера составляет порядка 4500-5000 рублей. Если эта сумма была превышена проживающим, он может рассчитывать на возмещение, однако с суммы, превышающей ограничение будет взыскан подоходный налог в размере 13% от этой суммы.

Часто командированные обходятся без оплаты гостиницы в командировке. Пользуясь возможностями, они проживают у друзей и близких или арендуют более бюджетное жилье. В таких случаях, не имея подтверждающих проживание документов, не приходится рассчитывать на компенсацию. Для командированных в Москву есть другой способ – купить чек на гостиницу в Москве. Таким способом экономии пользуются тысячи приезжих по работе в Москву. Документы на гостиницу стоят намного дешевле фактического проживания и позволяют вернуть более 90% от предполагаемого бюджета на жилье.

Командированным важно помнить, что только при наличии подтверждающих документов и их полном соответствии требованиям нанимателя, они вправе по закону требовать компенсации за расходы. По окончании поездки сотрудник в течение трех дней заполняет отчет и прикладывает к нему все документы, подтверждающие траты. После проверки экономистом или бухгалтером, выплата производится согласно внутренним нормативным актам организации. Чаще всего эта сумма добавляется к зарплате за следующий месяц.