Авансовый отчет по командировке в 2018 году

Командировки в Москву – частое дело для региональных организаций, которые ежегодно отправляют своих сотрудников для выполнения служебных поручений. Сопутствующие расходы во время поездки оплачивает работодатель, однако сотрудник должен документально подтвердить понесенные расходы. По завершению поездки он заполняет авансовый отчет установленного образца и дополняет его всеми чеками и документами, которые он получал в процессе командировки.

Заполнение авансового отчета

Бланк авансового отчета имеет несколько граф, которые должен заполнить сотрудник: организация и структурное подразделение, ФИО и должность командированного, цели и задачи командировки, дата начала и завершения командировки, место проведения.

Далее идет таблица затрат, куда по порядку вписываются документы, подтверждающие оплату командировочных расходов и сумму в итоге. Важно сохранить все чеки и документы, так как без них бухгалтерия не зачтет расходы.

Затраты на командировку

Руководство организации перед поездкой составляет примерный расчет планируемых затрат. Рассчитывается он на основании прошлых командировок аналогичного периода и направления, так же на основе актуальных цен на проезд, проживание и других расходов. Вот основные из них:

— суточные выплаты,

— оплата билетов,

— гостиничные чеки на проживание в Москве,

— питание,

— проезд на общественном транспорте,

— выдача виз и других разрешительных документов,

— оплата топлива, если сотрудник поехал на личном авто.

Гостиничные чеки в Москве

Документы и чеки на проживание в гостинице в Москве стоит упомянуть отдельно. Это наиболее крупная статья расходов и поэтому бухгалтера особенно внимательно проверяют отчетные документы на проживание. Гостиничные чеки в Москве в 2018 году будут выглядеть аналогично с новыми чеками гостиниц, поступившими в обращение с июля 2017 года. Напомним, что согласно новому закону о введении онлайн касс, каждый гостиничный чек должен содержать QR код. Купить чеки гостиниц с QR кодом можно вот здесь. Помимо кассового чека комплект документов гостиниц включает другие документы:

— гостиничный счет 3г (раньше был БСО, с недавнего времени не является таковым, используется в гостиницах в качестве подробного описания места, времени проживания, суммы и т д.),

— счет-фактура (применяется редко, в основном для безналичной оплаты проживания),

— акт выполненных работ/услуг (отчасти схож с гостиничным счетом, имеет другую форму составления, в центре внимания есть услуга за проживание, оказанная отелем клиенту),

— другие документы, принятые внутренним распоряжением администрации гостиницы (прейскурант, например).

Перечень вышеперечисленных документов прикладывается к авансовому отчету. В самом отчете в итоге должна быть посчитана итоговая сумма затрат. Подсчитывается она самостоятельно, однако впоследствии должна быть проверена бухгалтером. При соблюдении всех правил заполнения авансового отчета и при обязательном наличии всех упомянутых в нем чеков и документов, производится возмещение командированному понесенных затрат.

Комментирование на данный момент запрещено, но Вы можете оставить ссылку на Ваш сайт.

Комментарии закрыты.